Organiser une marche caritative contre le cancer de l’enfant

Une marche caritative se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme un événement solidaire. Commencez par fixer le parcours, la distance et les points de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les secours, le stationnement et le balisage doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. En parallèle, préparez une procédure de don simple, répartissez les bénévoles et transmettez aux participants des informations précises sur les horaires et l’itinéraire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
3
Demander l’autorisation de parcours
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Coordonner les places de parking
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Établir la procédure de don
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les autorisations pour les enfants
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Planifier les agents de circulation
16
Assurer la présence des secours
17
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
18
Créer la carte d'itinéraire et la lettre aux participants
2 personnes
19
Envoyer la lettre aux participants
20
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
21
Envoyer l’e-mail de rappel
22
Vérifier les inscriptions et les paiements
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer le matériel
2 personnes
25
Balisage du parcours à l'avance
3 personnes
26
Trier les matériaux
2 personnes
27
Préparer les packs participants
4 personnes

Événement

28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les tentes de fête
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Aménager le point de restauration
3 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Installer le système de sonorisation
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Préparer les dossards
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les kits des participants
3 personnes
42
Enregistrer les dons
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Lancer la marche
2 personnes
48
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
49
Encadrer le groupe arrière
2 personnes
50
Tenir le poste de route
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Distribuer de l'eau
3 personnes
53
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
54
Enregistrer les arrivants
3 personnes
55
Distribuer la médaille ou le souvenir
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
58
Gérer la musique et les annonces
59
Prononcer le discours de remerciement
60
Emballer les restes
2 personnes
61
Ranger le site
6 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
68
Verser les dons
69
Remercier les participants
2 personnes
70
Partager des photos et des messages
2 personnes
71
Gérer les objets perdus
72
Archiver la documentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables d’inscriptionqté 3
Bancs pliantsqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Panneaux de directionqté 30
Autocollants fléchésqté 50
Arche de départ
Support à eauqté 3
Cartes du parcoursqté 100
Podomètresqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Mur photo
Rubans de médailleqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 10
Torchonsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant toute communication : notez la distance, vérifiez chaque portion et demandez l’autorisation nécessaire au moins 6 à 8 semaines avant la marche.
Ne limitez pas les bénévoles à l’accueil. Prévoyez des personnes pour le stationnement, les carrefours, le ravitaillement, les inscriptions et le démontage, avec une répartition écrite par créneau.
Ouvrez les inscriptions dès que le parcours et les horaires sont confirmés. Demandez immédiatement les besoins alimentaires et les autorisations nécessaires pour les enfants afin d’éviter les relances de dernière minute.
Envoyez une lettre pratique puis un rappel 3 à 5 jours avant le départ : adresse, stationnement, heure d’arrivée conseillée, distance, procédure de don et numéro à appeler en cas de problème.
Balisage et matériel doivent être vérifiés avant le jour J. Faites un passage complet du parcours la veille, testez les talkies-walkies, le micro, les terminaux de paiement et les batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une marche caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver les lieux de départ et d’arrivée, de recruter les bénévoles et de communiquer avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande dès que le tracé et la distance sont stabilisés, au moins 6 à 8 semaines avant la marche. N’imprimez pas les cartes et les panneaux avant d’avoir reçu la confirmation officielle.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une marche ?: Comptez au minimum 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe d’accueil et une équipe de coordination. Ajoutez 2 à 4 personnes pour les imprévus, les pauses et le démontage.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier message avec la lettre et la carte dès que l’inscription est confirmée, puis un rappel 3 à 5 jours avant l’événement. Le rappel doit reprendre les horaires, le stationnement, l’itinéraire et les modalités de don.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.