Zo organiseer je een kennisrally zonder last-minute chaos

Een kennisrally bestaat uit twee onderdelen die strak op elkaar moeten aansluiten: quizrondes op locatie en routeopdrachten onderweg. Begin daarom met het programma en de timing, en werk daarna pas de vragen, antwoorden en materialen uit. Controleer alle vragen inhoudelijk en test de presentatieapparatuur minstens één keer vooraf. Op de dag zelf draait veel om klaarleggen: elk team heeft een eigen set boekjes, antwoordbladen, pennen en route-informatie nodig voordat de deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Quizrondes samenstellen
3 personen
4
Vragen inhoudelijk controleren
2 personen
5
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
6
Routeopdrachten uitwerken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Teams indelen
2 personen
11
Teamindeling communiceren
12
Quizboekjes opmaken
2 personen
13
Quizboekjes en antwoordbladen printen
2 personen
14
Routekaarten printen
15
Antwoordsets klaarleggen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Locatie openen en controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Teamtafels nummeren
2 personen
22
Quizmateriaal per team klaarleggen
3 personen
23
Presentatietechniek testen
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Teams naar hun tafel begeleiden
2 personen
27
Spelregels en route uitleggen
28
Kennisronde begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Routeopdrachten begeleiden
4 personen
31
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
32
Warme maaltijd serveren
4 personen
33
Antwoorden innemen en sorteren
3 personen
34
Finaleronde presenteren
2 personen
35
Scores controleren
3 personen
36
Winnaars bekendmaken

Nazorg

37
Servies en materialen verzamelen
4 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Zaal schoonmaken
4 personen
41
Apparatuur inpakken
2 personen
42
Meubilair terugplaatsen
4 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Deelnemers bedankbericht sturen
45
Uitslagen online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Spelmateriaal

Antwoordbordjesaantal 12
Stiftenaantal 30
Pennenaantal 80
Stopwatchesaantal 6
Antwoordbussenaantal 12
Scorebordenaantal 12
Teamnummerkaartenaantal 12
Klembordenaantal 12
Rekenmachinesaantal 6

Decoratie

Teamtafelbordjesaantal 12
Welkomstbord
Tafelkledenaantal 12
Prijsbekersaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkaraffenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg de tijdsindeling vast voordat je de quizrondes schrijft. Plan per ronde een duidelijke start- en eindtijd en houd ruimte over voor uitleg, wisselmomenten en het nakijken van antwoorden.
Controleer vragen met minstens één andere persoon. Laat niet alleen de formulering nakijken, maar ook de juiste antwoorden, puntentelling en eventuele route-instructies; onduidelijkheden kosten tijdens de rally veel tijd.
Maak per team een complete materiaalset. Leg quizboekjes, antwoordbladen, antwoordbordjes, pennen, klemborden en routekaarten samen klaar en nummer de sets, zodat je niet bij de registratie nog hoeft te zoeken.
Test beeld en geluid op de echte opstelling. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk een dag vooraf; neem powerbanks mee voor apparatuur die onderweg wordt gebruikt.
Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen doet. Gebruik de aanmeldingen om teams samen te stellen en communiceer de teamindeling vooraf, zodat de registratie op de dag zelf alleen nog het ontvangen en doorverwijzen hoeft te zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kennisrally te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding. Leg in de eerste week datum, zaal en programma vast, werk daarna de quiz- en routeopdrachten uit en reserveer de laatste 2 dagen voor printen, boodschappen en een technische test.
Hoeveel vragen heb je nodig voor een kennisrally?: Dat hangt af van het aantal rondes en de beschikbare tijd. Plan ongeveer 10 tot 15 vragen per quizronde en test vooraf hoe lang een team nodig heeft om de vragen te lezen, te overleggen en de antwoorden in te leveren.
Wanneer moet je de teamindeling maken?: Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de rally. Zo kun je de teamnummerkaarten, teamtafelbordjes en materiaalsets voorbereiden en de deelnemers de indeling vooraf communiceren.
Wanneer leg je alle spullen klaar voor een kennisrally?: Leg drukwerk en spelmateriaal uiterlijk de avond ervoor per team klaar. Zet tafels, stoelen, registratie en techniek op de dag zelf op tijd klaar en controleer vóór ontvangst van de deelnemers of elk team dezelfde materialen heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.