Zo organiseer je een kartwedstrijd zonder chaos

Begin met de kartbaan, niet met de uitnodiging. Leg eerst de datum, groepsgrootte, beschikbare heats en voorwaarden vast. Daarna bepaal je het wedstrijdformat en bouw je de planning rond ontvangst, uitleg, kwalificatie, races en prijsuitreiking. Verzamel dieetwensen en vervoersinformatie meteen met de aanmeldingen. Op de dag zelf draait alles om een actuele deelnemerslijst, duidelijke startgroepen en materiaal dat vóór ontvangst klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kartbaan reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Offerte en voorwaarden controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersinformatie versturen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Toestemmingen en voorwaarden verzamelen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Prijzen voor winnaars regelen
12
Rugnummers ontwerpen
13
Programma afdrukken
14
Deelnemers indelen
2 personen
15
Startgroepen voorbereiden
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Prijzen en medailles ophalen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Catering koel opslaan
2 personen
21
Rugnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
22
Wedstrijdschema klaarleggen
23
Locatie en route controleren
2 personen

Event

24
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Geluid en microfoon testen
2 personen
29
Rugnummers klaarleggen
30
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
31
Instructie voor begeleiders geven
3 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Rugnummers uitdelen
2 personen
35
Toestemmingen controleren
2 personen
36
Karts en baan uitleggen
2 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
38
Helmen en pakken uitdelen
3 personen
39
Kwalificatieronde begeleiden
4 personen
40
Kwalificatietijden registreren
2 personen
41
Startopstelling bekendmaken
2 personen
42
Eerste race begeleiden
4 personen
43
Tweede race begeleiden
4 personen
44
Derde race begeleiden
4 personen
45
Tussenstanden publiceren
2 personen
46
Buffet openen
3 personen
47
Hapjes en eten serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Finalisten bekendmaken
2 personen
50
Finalerace begeleiden
4 personen
51
Eindklassement controleren
2 personen
52
Prijzen uitreiken
3 personen
53
Groepsfoto maken
2 personen
54
Helmen en pakken innemen
3 personen

Nazorg

55
Restanten eten en drinken opruimen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Materialen controleren
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven boodschappen opruimen
63
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Ontvangstbalie
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 3
Stopwatchesaantal 3
Portofoonsaantal 4
Microfoon
Luidsprekeraantal 2

Sportmateriaal

Helmenaantal 50
Kartpakkenaantal 50
Nekbeschermersaantal 50
Rugnummersaantal 50
Startvlaggenaantal 3
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Stopwatchbord
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
EHBO-koffer
Veiligheidsvestenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Decoratie

Finishvlag
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naambordjesaantal 55
Prikbord
Kleefgumaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kartbaan zodra je een datum en een realistische groepsgrootte hebt. Controleer de offerte, annuleringsvoorwaarden, benodigde toestemmingen en de uiterste termijn voor het doorgeven van deelnemers.
Leg het wedstrijdformat vast voordat je inschrijvingen opent. Noteer hoeveel kwalificatierondes en races er zijn, hoeveel deelnemers per startgroep rijden en hoeveel tijd je nodig hebt voor uitleg en wissels.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Deel deelnemers daarna in startgroepen in en druk het programma, de rugnummers en de actuele lijst af; last-minute wijzigingen zorgen anders voor verwarring bij de ontvangstbalie.
Plan het eerste uur ruim: reken naast ontvangst en omkleden op minimaal 15 minuten veiligheidsuitleg en extra tijd voor helm- en pakuitgifte. Zet helmen, kartpakken, nekbeschermers, polsbandjes en rugnummers per groep gesorteerd klaar.
Regel catering en prijzen niet pas op de wedstrijddag. Houd gekoelde catering apart, controleer de boodschappenlijst en leg medailles en bekers klaar bij de plek van de prijsuitreiking; controleer ook vooraf de route en de werking van portofoons, microfoon en luidspreker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kartwedstrijd met 20 personen?: Plan voor 20 personen meestal 2,5 tot 4 uur op locatie. Trek tijd uit voor ontvangst, omkleden, veiligheidsuitleg, meerdere startgroepen, wissels en de prijsuitreiking; vraag de kartbaan hoeveel deelnemers per heat passen.
Wanneer moet ik een kartbaan reserveren?: Reserveer zodra je de gewenste datum en een schatting van het aantal deelnemers hebt, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer vóór verzending van de uitnodigingen de voorwaarden, aanbetaling en deadline voor de definitieve deelnemerslijst.
Hoe deel je deelnemers in bij een kartwedstrijd?: Maak de startgroepen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf, op basis van het aantal beschikbare karts en het wedstrijdformat. Houd een actuele reservelijst bij en print één schema voor de ontvangstbalie en één voor de wedstrijdbegeleiding.
Wat moet ik meenemen naar een kartwedstrijd?: Neem naast de baanuitrusting in elk geval de deelnemerslijst, programma's, rugnummers, polsbandjes, telefoon of portofoons, EHBO-koffer en prijzen mee. Controleer de materialen de avond ervoor en leg alles per startgroep klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.