Zo organiseer je een kartfeest zonder gedoe

Begin met de kartbaan, niet met de versiering. Leg eerst de datum, het arrangement, de leeftijdsregels en het maximumaantal deelnemers vast. Daarna regel je de uitnodigingen, dieetwensen, betalingen en vervoer, zodat je weet wie er daadwerkelijk meerijdt. Pas als de deelnemersgegevens compleet zijn, maak je de wedstrijdindeling en bereid je de ontvangst, het eten en de prijsuitreiking voor. Met deze volgorde voorkom je dat je op de dag zelf nog formulieren, namen of baaninformatie moet uitzoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Genodigdenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Kartbaan reserveren
6
Arrangement bevestigen
7
Leeftijdsregels controleren
8
Deelnemersgegevens verzamelen
9
Betalingen verwerken
10
Vervoer afstemmen
2 personen
11
Programma naar gasten sturen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Taart ophalen
15
Prijzen en medailles ophalen
16
Deelnemersformulieren printen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Wedstrijdindeling maken
19
Cadeautasjes vullen
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
21
Tafeldecoratie aanbrengen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Buffet klaarzetten
3 personen
24
Muziek en verlichting testen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Formulieren laten invullen
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
29
Kartregels toelichten
30
Deelnemers naar de baan begeleiden
2 personen
31
Helmen laten passen
2 personen
32
Rijindeling bekendmaken
33
Kartheats begeleiden
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Maaltijd serveren
3 personen
37
Taart aansnijden
2 personen
38
Winnaars bekendmaken
39
Medailles en prijzen uitreiken
2 personen
40
Cadeautasjes uitdelen
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Overgebleven eten verpakken
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Verloren voorwerpen controleren
50
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Kapstok

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Taartmes

Keuken

Koelboxenaantal 2
IJscontainersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Kartingballonnenaantal 30
Kartingbanner
Tafelkledenaantal 4
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 2

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 10
Deelnemersformulierenaantal 30

Sportmateriaal

Oordopjesaantal 24
Medaillesaantal 3

Cadeaus

Cadeautasjesaantal 24
Kartingstickersaantal 48
Karting sleutelhangersaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kartbaan zo vroeg mogelijk en bevestig daarna schriftelijk het arrangement, de starttijd en de leeftijdsregels. Vraag ook wanneer deelnemers uiterlijk aanwezig moeten zijn; houd voor ontvangst en formulieren minstens 30 minuten vóór de eerste heat aan.
Stuur de uitnodiging met een duidelijke aanmelddatum, bijvoorbeeld 3 weken vóór het kartfeest. Verzamel tegelijk leeftijd, dieetwensen, contactgegevens en vervoer, want ontbrekende deelnemersinformatie vertraagt de wedstrijdindeling en registratie.
Maak de wedstrijdindeling pas nadat de aanmeldingen en deelnemersformulieren compleet zijn. Print de formulieren en leg naamkaartjes en balpennen klaar; neem ook enkele extra exemplaren mee voor last-minute wijzigingen.
Plan het programma rond de rijtijd van de baan en niet rond het taartmoment. Zet vervoer, ontvangst, briefing, heats, eten en medailles in één tijdschema en stuur dat minimaal 3 dagen vooraf naar alle gasten.
Zet dranken minstens 2 uur vóór aankomst koud en controleer vóór vertrek of tafels, stoelen, servies, koelboxen en ijscontainers klaarstaan. Test muziek, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de gasten binnenkomen, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kartfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de kartbaan. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken vóór het feest, zodat je aanmeldingen, betalingen en vervoer nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een kartfeest?: Reserveer naast de kartactiviteit minimaal 30 minuten voor ontvangst en deelnemersformulieren. Plan daarnaast tijd voor briefing, eten en de prijsuitreiking; stuur het volledige programma minstens 3 dagen vooraf door.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling voor een kartfeest?: Maak de indeling zodra de aanmelddeadline voorbij is en alle deelnemersgegevens compleet zijn, meestal 1 tot 2 weken vóór het feest. Controleer daarna nog één keer de leeftijdsregels en eventuele afmeldingen.
Wat moet je meenemen naar een kartfeest?: Neem de deelnemersformulieren, naamkaartjes, balpennen, oordopjes, medailles en eventuele cadeautasjes mee. Leg voor het ontvangst- en eetgedeelte ook servies, serveerschalen, koelboxen en ijs klaar; controleer dit uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.