Zo organiseer je een karatékamp

Begin met de datum, het programma en een trainingslocatie die ruimte biedt voor meerdere groepen en een gezamenlijke maaltijd. Leg daarna trainers en begeleiders vast en open de aanmelding, zodat je dieetwensen en noodcontacten tijdig verzamelt. Werk vervolgens de groepsindeling, maaltijden en sportmaterialen uit. In de laatste week draait alles om controleren, klaarzetten en deelnemers duidelijke informatie geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Trainingslocatie reserveren
3
Trainers en begeleiders vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten controleren
2 personen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Indeling trainingsgroepen maken
2 personen
11
Programma naar deelnemers sturen
12
Maaltijden en snacks bestellen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Trainingsmatten reserveren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Muziek en microfoon testen
2 personen
20
Locatie en weersverwachting controleren
21
Trainingsvloer vrijmaken
4 personen
22
Matten neerleggen
6 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Catering klaarzetten
3 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Polsbandjes uitdelen
2 personen
31
Opening en huisregels geven
2 personen
32
Warming-up begeleiden
3 personen
33
Karateclinic begeleiden
4 personen
34
Drinkpauze begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Techniekstations begeleiden
5 personen
37
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
38
Diner serveren
5 personen
39
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
40
Servies en tafels afruimen
4 personen
41
Teamspellen begeleiden
5 personen
42
Demonstraties verzorgen
3 personen
43
Afsluitende stretch begeleiden
3 personen
44
Certificaten uitdelen
3 personen
45
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

46
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
47
Matten schoonmaken en stapelen
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
5 personen
51
Meubilair terugplaatsen
4 personen
52
Geleend materiaal retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen sorteren
54
Foto's en certificaten nasturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Trainingsmattenaantal 35
Stootkussensaantal 10
Trap- en schopkussensaantal 8
Springtouwenaantal 12
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Weerstandsbandenaantal 12
Reservekaratebandenaantal 10
Stopwatchaantal 3
Fluitjesaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Karatébanierenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naambadgesaantal 45
Polsbandjesaantal 45
Certificatenaantal 40

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Eerstehulpkoffer

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de trainingslocatie zodra de datum vaststaat en controleer vooraf waar de trainingsmatten, tafels, registratie en maaltijd kunnen komen. Maak ook een alternatief voor slecht weer als delen van het programma buiten plaatsvinden.
Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar deelnemers en sluit de aanmelding op een vaste datum. Zo heb je tijd om trainingsgroepen te maken, dieetwensen te verwerken en noodcontacten te controleren.
Tel sportmateriaal per trainingsgroep na: controleer onder meer trainingsmatten, stootkussens, trap- en schopkussens, pionnen en springtouwen. Leg reservekaratebanden apart, zodat een ontbrekende band niet op de dag zelf voor vertraging zorgt.
Plan registratie minstens 30 minuten voor de eerste training. Leg de afgedrukte deelnemerslijst, naambadges en deelnemersmappen op één tafel en houd de noodcontacten direct beschikbaar voor begeleiders.
Test muziek, draagbare speaker en draadloze microfoon vóór de deelnemers arriveren. Controleer tegelijk verlengsnoeren en stekkerdozen, koel dranken op tijd en zet trainingsvloer, matten, tafels en stoelen in die volgorde klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karatékamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, trainers en begeleiders. Open de aanmelding daarna en reserveer maaltijden en trainingsmateriaal zodra je een eerste deelnemersaantal hebt.
Wanneer moet ik de deelnemers van een karatékamp uitnodigen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en geef een aanmeldtermijn van 2 tot 3 weken. Daarmee houd je nog minstens 3 weken over voor groepsindeling, dieetwensen, noodcontacten en bestellingen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de registratie?: Reserveer 30 minuten voor registratie vóór de eerste training en reken bij een grote groep op extra begeleiders. Leg deelnemerslijst, naambadges en mappen vooraf klaar, zodat je per deelnemer hooguit enkele minuten nodig hebt.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een karatékamp?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een tweede controle op de dag ervoor. Tel matten, kussens, pionnen, springtouwen en reservebanden per trainingsgroep, en test de microfoon en speaker uiterlijk vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.