Zo organiseer je een kanaalfietstocht

Een kanaalfietstocht organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij de route en de start- en finishlocatie. Leg eerst afstand, verkeersrisico’s en een alternatieve route vast. Daarna regel je vergunningen of meldingen, open je de inschrijving en verzamel je dieetwensen. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, fietscontrole, bewegwijzering en een rustpunt. Met deze volgorde voorkom je dat routepijlen, routekaarten of reparatiemateriaal pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Alternatieve route uitwerken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve deelnemerslijst maken
13
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
2 personen
14
Route digitaal beschikbaar maken
15
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
19
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
20
Start- en finishterrein markeren
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Informatiebord plaatsen
24
Pijlen langs de route plaatsen
3 personen
25
Rustpunt inrichten
2 personen
26
EHBO- en reparatiepunt klaarzetten
2 personen
27
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

28
Registratietafel bemannen
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Startinstructie geven
2 personen
31
Groepen veilig laten vertrekken
3 personen
32
Voorste groep begeleiden
2 personen
33
Achterste groep begeleiden
2 personen
34
Routekruisingen bemannen
4 personen
35
Deelnemers bij rustpunt ontvangen
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
38
Koffie en thee schenken
2 personen
39
Fietspech en kleine reparaties helpen
2 personen
40
EHBO verlenen bij kleine incidenten
2 personen
41
Aankomst registreren
2 personen
42
Verlichting inschakelen
43
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen
44
Afsluiting en bedankwoord geven

Nazorg

45
Servies en materialen verzamelen
3 personen
46
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Routepijlen verwijderen
3 personen
49
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
50
Terrein schoonmaken
3 personen
51
Servies afwassen en drogen
2 personen
52
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
53
Materialen inventariseren
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Routepijlen en markeringen bewaren
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Deelnemersfoto's en informatie delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsroutepijlenaantal 35
Fietspompenaantal 3
Binnenbandenaantal 8
Bandenlichtersaantal 6
Fietsreparatiesetsaantal 3
Spanbandenaantal 6
Helmenaantal 6
Fietsverlichtingaantal 10

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Megafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Afzetlintaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst op afstand én tijd. Houd naast de fietstijd ruimte voor een rustpunt, uitleg bij de start en minstens 30 minuten speling bij de finish.
Controleer de route minimaal twee keer: een vroege controle op verkeersrisico’s en een laatste controle kort voor vertrek. Werk uiterlijk een week vooraf een alternatieve route uit.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht. Vermeld daarin starttijd, afstand, route, wat ze zelf meenemen en hoe ze je onderweg bereiken.
Leg reparatiemateriaal niet alleen bij de start. Neem fietspompen, binnenbanden, bandenlichters en een fietsreparatieset mee naar een begeleider of rustpunt.
Richt start en finish de dag ervoor of vroeg op de ochtend in. Markeer het terrein, zet fietsenrekken en informatieborden klaar en test portofoons, verlichting en telefoonladers voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kanaalfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties en vergunningen of meldingen. Open de inschrijving daarna en maak 3 dagen voor vertrek de definitieve deelnemersinformatie.
Hoeveel kilometer moet een kanaalfietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van de doelgroep en plan minstens één rustpunt per 20 tot 30 kilometer. Reken voor de planning naast de fietstijd ook 30 tot 60 minuten voor pauze en eventuele vertraging.
Wanneer controleer je de route van een kanaalfietstocht?: Doe een eerste controle zodra de route is uitgezet en een tweede controle uiterlijk 3 dagen voor de tocht. Controleer dan opnieuw wegwerkzaamheden, kruisingen, pijlen en de bereikbaarheid van de alternatieve route.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een kanaalfietstocht?: Neem per begeleidend team minimaal één fietspomp, twee binnenbanden, bandenlichters en één reparatieset mee. Zorg daarnaast voor een telefoon of portofoon en controleer alle materialen de dag vóór vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.