Organiser une balade à vélo sur le canal, étape par étape

Commencez par fixer le parcours, la distance et les lieux de départ et d’arrivée avant d’envoyer la moindre invitation. Pour une balade sur le canal, la circulation, les autorisations et un itinéraire de secours doivent être réglés en amont. Les inscriptions servent aussi à connaître le nombre de vélos, les besoins alimentaires et les contacts à prévenir. Le jour J, prévoyez un accueil visible, de l’eau, des encas et une petite équipe capable d’intervenir en cas de crevaison ou de changement de météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
5
Élaborer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux participants
11
Vérifier les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des participants
13
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
2 personnes
14
Mettre l’itinéraire à disposition en version numérique
15
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
19
Installer le point café et thé
2 personnes
20
Marquer les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer le panneau d'information
24
Placer les flèches le long du parcours
3 personnes
25
Aménager un espace de repos
2 personnes
26
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
27
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Donner les consignes de départ
2 personnes
31
Faire partir les groupes en toute sécurité
3 personnes
32
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
33
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
34
Tenir les croisements de route
4 personnes
35
Accueillir les participants au point de repos
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Aider pour les pannes de vélo et les petites réparations
2 personnes
40
Prodiguer les premiers secours en cas de petits incidents
2 personnes
41
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
42
Allumer l’éclairage
43
Faire entrer les derniers participants
2 personnes
44
Clôturer et remercier

Suivi

45
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
46
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
47
Démonter les tentes de fête
4 personnes
48
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
49
Collecter et trier les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le site
3 personnes
51
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
52
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
53
Inventorier le matériel
2 personnes
54
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
55
Conserver les flèches de direction et les marquages
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Partager les photos et les informations des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Râteliers à vélosqté 4

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches d’itinéraire véloqté 35
Pompes à véloqté 3
Chambres à airqté 8
Démonte-pneusqté 6
Kits de réparation véloqté 3
Sangles d'arrimageqté 6
Casquesqté 6
Éclairage de véloqté 10

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte Bluetooth
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Ruban de balisageqté 4
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Porte-papier toiletteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 3 semaines avant la balade : notez la distance, les points de pause et les passages où la circulation peut poser problème. Préparez une variante plus courte ou plus sûre avant l’ouverture des inscriptions.
Indiquez dans le formulaire l’heure et l’adresse précises du départ, l’arrivée, la distance prévue et une date limite d’inscription fixée à 5 ou 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi établir la liste finale et préparer les quantités.
Envoyez les informations pratiques 48 heures avant le départ : heure d’arrivée conseillée, équipement demandé, niveau de difficulté, météo prévue et numéro à appeler. Joignez l’itinéraire en version numérique et prévoyez aussi des cartes imprimées.
Réservez une zone d’accueil identifiable avec tables, chaises, râteliers à vélos et panneau d’information. Placez les flèches avant l’arrivée des participants et gardez des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour coordonner le groupe.
Préparez un poste de dépannage avec au moins une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air et un kit de réparation. Contrôlez les vélos, casques et éclairages avant le départ, puis installez un espace de repos avec boissons fraîches, café, thé et encas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une balade à vélo sur le canal ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, le parcours, les risques de circulation, les lieux de départ et d’arrivée, puis d’ouvrir les inscriptions.
Quelle distance prévoir pour une balade à vélo sur le canal ?: Pour un groupe varié, une boucle de 15 à 25 kilomètres convient généralement à une demi-journée, pauses comprises. Annoncez la distance et le dénivelé dès l’inscription, puis prévoyez un itinéraire alternatif plus court.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel complet 48 heures avant le départ. Le second message doit préciser l’horaire, le point de rendez-vous, l’itinéraire, la météo et le contact d’urgence.
Que prévoir en cas de crevaison pendant la balade ?: Désignez au moins une personne responsable du dépannage et emportez une pompe, des démonte-pneus, plusieurs chambres à air et un kit de réparation. Pour un groupe de 20 personnes ou plus, prévoyez deux kits et un moyen de communication entre l’avant et l’arrière du groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.