Zo organiseer je een kampioenswedstrijd

Begin niet met versiering of catering, maar met de wedstrijd zelf. Bevestig eerst de locatie, het veld, de kleedkamers en de scheidsrechter; daarna leg je het programma, de deelnemers en de vrijwilligers vast. Plan vervolgens eten, drinken en materiaal op basis van het aantal aanmeldingen. Op de dag zelf draait alles om een vroege controle van veld, kleedkamers, ballen, scorebord en medische benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie bevestigen
2
Veld en kleedkamers reserveren
3
Scheidsrechter bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wedstrijdprogramma maken
8
Programma publiceren
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Boodschappen bestellen
12
Bekers en servies controleren
2 personen
13
Sportmateriaal controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen reserveren
15
Medische benodigdheden controleren
16
Versiering voorbereiden
3 personen
17
Boodschappen ophalen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Weersverwachting controleren
22
Locatie openen
2 personen
23
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
24
Veld controleren
3 personen
25
Veldmarkeringen bijwerken
2 personen
26
Tribune en terras opstellen
4 personen
27
Cateringpunt inrichten
3 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen

Event

31
Teams ontvangen
3 personen
32
Toeschouwers ontvangen
3 personen
33
Programma uitdelen
2 personen
34
Wedstrijd begeleiden
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Rust- en publieksbegeleiding
2 personen
38
Uitslag registreren
39
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
40
Feestelijke nazit begeleiden
4 personen
41
Cateringpunt afsluiten
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Meubilair opruimen
4 personen
44
Sportmateriaal opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 4
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 30
Trainingshesjesaantal 24
Veldmarkeerverfaantal 2
Fluitjesaantal 3
Scorebord
Wedstrijdvlaggenaantal 4
Medaillelintenaantal 25
Kampioensbeker

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Teamspandoekenaantal 3
Ballonnenpompaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerplankenaantal 8
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 4 weken vooraf vast: bevestig de wedstrijdlocatie, reserveer veld en kleedkamers en vraag de scheidsrechter om een duidelijke bevestiging. Zonder die drie afspraken kun je het programma niet betrouwbaar publiceren.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit ze 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd af. Noteer tegelijk dieetwensen, zodat je cateringhoeveelheden en geschikte hapjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak het wedstrijdprogramma uiterlijk 5 dagen vooraf en publiceer het direct aan teams en vrijwilligers. Deel taken per tijdsblok in, bijvoorbeeld ontvangst, veldbeheer, catering, scorebord en opruimen.
Controleer sportmateriaal minstens 2 dagen vooraf en leg reserveballen, pionnen, trainingshesjes, fluitjes en veldmarkeerverf apart klaar. Controleer ook of het scorebord, de microfoon en de draagbare speaker opgeladen zijn.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de aftrap. Gebruik die tijd voor kleedkamers, veldmarkeringen, tafels, stoelen, afvalbakken, gekoelde dranken en een laatste controle van de weersverwachting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kampioenswedstrijd?: Start minimaal 4 weken vooraf met de locatie, het veld, de kleedkamers en de scheidsrechter. Rond 7 tot 10 dagen vooraf de aanmeldingen en dieetwensen af, zodat je programma en catering kunt vastleggen.
Wanneer maak je het wedstrijdprogramma?: Maak het programma uiterlijk 5 dagen voor de kampioenswedstrijd. Publiceer het daarna meteen, zodat teams, scheidsrechter en vrijwilligers hun aankomsttijd en taak kennen.
Hoeveel eerder moet je op de locatie zijn?: Open de locatie minstens 90 minuten voor de aftrap. Plan daarin de controle van het veld, het bijwerken van markeringen, het gereedmaken van kleedkamers en het testen van scorebord en geluidsapparatuur.
Wanneer regel je eten en drinken voor een kampioenswedstrijd?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf sluiten. Bestel daarna tijdig en haal boodschappen uiterlijk de dag ervoor of op de afgesproken wedstrijddag op, zodat dranken nog kunnen koelen en hapjes voorbereid kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.