Cómo organizar un partido de campeonato sin dejar cabos sueltos
Un partido de campeonato necesita más coordinación que un encuentro normal: hay que cerrar el campo, los vestuarios y el árbitro antes de abrir las inscripciones. Después se ordenan el programa, los voluntarios, el catering y el material deportivo. La mayor parte de los problemas aparece el día del partido, cuando faltan balones de repuesto, formularios, vasos o suministros médicos. Sigue una secuencia con fechas límite y deja la revisión del campo para la última comprobación presencial.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar el lugar de la competición
- 2
Reservar el campo y los vestuarios
- 3
Confirmar al árbitro
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Preparar el programa de la competición
- 8
Publicar el programa
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 11
Pedir la compra
- 12
Comprobar vasos y vajilla
2 personas
- 13
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 14
Reservar mesas y sillas
- 15
Comprobar suministros médicos
- 16
Preparar la decoración
3 personas
- 17
Recoger la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Imprimir formularios del partido
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Preparar los vestuarios
2 personas
- 24
Comprobar el campo
3 personas
- 25
Actualizar las marcas del campo
2 personas
- 26
Montar la grada y la terraza
4 personas
- 27
Montar el punto de catering
3 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Montar la mesa de competición
2 personas
- 30
Probar el equipo de sonido
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los equipos
3 personas
- 32
Recibir a los espectadores
3 personas
- 33
Repartir el programa
2 personas
- 34
Coordinar la competición
4 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos
3 personas
- 37
Descanso y atención al público
2 personas
- 38
Registrar el resultado
- 39
Gestionar la entrega de premios
3 personas
- 40
Acompañar la reunión festiva posterior
4 personas
- 41
Cerrar el punto de catering
2 personas
Seguimiento
- 42
Recoger la basura
3 personas
- 43
Recoger el mobiliario
4 personas
- 44
Recoger el material deportivo
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Limpiar el lugar
4 personas
- 47
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 48
Retirar la decoración
2 personas
- 49
Devolver el material prestado
2 personas
- 50
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Carpas de fiestacant. 3
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Balones de competicióncant. 4
- Pelotas de repuestocant. 4
- Conoscant. 30
- Chalecos de entrenamientocant. 24
- Pintura de marcaje de campocant. 2
- Silbatoscant. 3
- Marcador
- Banderas de la competicióncant. 4
- Cintas de medallacant. 25
- Copa del campeón
Equipo
- Altavoz portátilcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Banderas del clubcant. 12
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Banderas del equipocant. 3
- Bomba de globoscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas para servircant. 8
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobillas de bañocant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de gomacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, el campo, los vestuarios y el árbitro antes de enviar las invitaciones. Hazlo al menos 3 o 4 semanas antes para que el programa no dependa de confirmaciones pendientes.
- Recoge las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y publica el programa cuando termine el plazo. Deja entre 5 y 7 días para corregir nombres, horarios y asignaciones de voluntarios.
- Calcula el catering por personas confirmadas y añade un margen del 10 % para el personal, árbitros y cambios de última hora. Compra los alimentos con tiempo y enfría las bebidas el día anterior.
- Prepara una bolsa específica para el partido con balones de competición, pelotas de repuesto, conos, chalecos, silbatos, marcador y formularios impresos. Comprueba también las baterías, los cables y las regletas del altavoz y el micrófono.
- Haz la revisión final del campo entre 60 y 90 minutos antes de empezar: comprueba las marcas, abre la ubicación, prepara los vestuarios y coloca mesas, sillas y papeleras. El pronóstico del tiempo debe estar revisado ese mismo día para decidir dónde poner las carpas y la decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de campeonato?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el campo y los vestuarios, confirmar al árbitro, gestionar las inscripciones y publicar el programa con varios días para corregir errores.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un campeonato?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del partido. Así puedes calcular el catering, recoger las preferencias dietéticas, asignar voluntarios e imprimir los formularios sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuánto catering calcular para un partido de campeonato?
- Calcula las cantidades según las personas confirmadas y añade un 10 % para árbitros, voluntarios y pequeños cambios. Compra los productos con al menos 1 o 2 días de margen y enfría las bebidas el día anterior.
- ¿Cuándo hay que revisar el campo antes del partido?
- Haz una revisión presencial entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Comprueba las marcas, el material deportivo, los vestuarios, los suministros médicos y la ubicación de mesas, sillas y papeleras.
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