Zo organiseer je een kampeercongres zonder losse eindjes

Een kampeercongres combineert een inhoudelijk programma met overnachtingen, terreinlogistiek en buitenfaciliteiten. Begin daarom met datum, locatie en thema voordat je sprekers uitnodigt of inschrijvingen opent. Daarna leg je de deelnemersstroom vast: aanmelden, dieetwensen, kampeerplaatsen, parkeren en ontvangst. Plan de techniek en catering uiterlijk enkele weken vooraf en test alles opnieuw op de opbouwdag. Zo voorkom je dat een ontbrekende verlengkabel, onduidelijke route of niet-bevestigde reservering het congres vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers definitief bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Programma afdrukken
12
Routebeschrijving versturen
13
Parkeerindeling maken
2 personen
14
Kampeerplaatsen indelen
2 personen
15
Reserveringen bevestigen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Techniek controleren
2 personen
18
Presentaties verzamelen
19
Presentaties op usb zetten
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Catering per dieet labelen
2 personen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opzetten
4 personen
27
Podiumvrije presentatiewand plaatsen
2 personen
28
Beamer en scherm installeren
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes sorteren
34
Infopunten inrichten
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Buffet klaarzetten
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
41
Openingswoord begeleiden
42
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
43
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Vragenronde begeleiden
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Avondbuffet serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
51
Netwerktafels begeleiden
2 personen
52
Campfire-activiteit begeleiden
2 personen
53
Veiligheid bij kampvuur controleren
54
Laatste ronde aankondigen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
56
Etensresten koelen
2 personen

Nazorg

57
Afval scheiden
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Techniek afkoppelen
2 personen
62
Verlichting verwijderen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Sanitair controleren
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opslaan
2 personen
68
Facturen en bonnetjes bundelen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafellinnenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Usb-sticksaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Welkomstbannersaantal 3
Richtingbordjesaantal 12
Programmapostersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Kleefbriefjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Koffiefiltersaantal 100
Theefiltersaantal 100
Thermometeraantal 2

Camping

Piketpalenaantal 30
Haringenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Kampvuurkorvenaantal 2
Emmersaantal 4
Branddekensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiemiddeldispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie-indeling vast voordat je deelnemers informeert. Markeer registratie, kampeerplaatsen, parkeerzones, tenten, catering en de congresruimte met richtingbordjes en een eenvoudige routebeschrijving.
Bevestig sprekers niet alleen mondeling, maar verzamel hun definitieve presentaties vooraf. Zet alle bestanden op minstens twee usb-sticks en test beamer, projectiescherm, laptop, luidsprekers en draadloze microfoons op de opbouwdag.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen, overnachting en parkeren; werk de deelnemerslijst dagelijks bij in de laatste week.
Maak de kampeerindeling op basis van de definitieve deelnemerslijst en bevestig reserveringen uiterlijk 7 dagen voor aanvang. Stuur daarna één praktische mail met route, parkeerindeling, aankomsttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de ontvangst en eerste koffieronde apart van het inhoudelijke programma. Zet de registratietafel, naamkaartjes, badgehouders, programma’s en stiften klaar en controleer of tafels, stoelen, partytenten, verlichting en stroompunten veilig staan voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kampeercongres?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, thema en reserveringen. Benader sprekers in week 10 en sluit inschrijvingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het congres, zodat je kampeerplaatsen, catering en naamkaartjes definitief kunt maken.
Wanneer moet ik de sprekers voor een kampeercongres bevestigen?: Vraag eerst beschikbaarheid op en bevestig de definitieve sprekers uiterlijk 8 weken vooraf. Verzamel hun presentaties uiterlijk 7 dagen voor aanvang en test de bestanden en apparatuur opnieuw tijdens de opbouw.
Hoe deel ik kampeerplaatsen en parkeren in voor een congres?: Maak de indeling zodra de inschrijving sluit, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Koppel iedere deelnemer aan een kampeerplaats en geef parkeren, route en aankomstinstructies uiterlijk 3 dagen voor het congres door.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kampeercongres?: Reserveer minimaal 4 uur voor de opbouw bij een congres met tenten, registratie, catering en presentatietechniek. Test beamer, microfoons en geluid na het plaatsen van tafels en stoelen, niet alleen vooraf in een lege ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.