Cómo organizar un congreso de campamento sin improvisar
Un congreso de campamento combina la coordinación de un evento profesional con la logística de dormir al aire libre. Empieza cerrando la fecha, el lugar, el programa y los ponentes; después abre las inscripciones y recoge los datos que afectan a la estancia. En la última semana tendrás que confirmar reservas, parcelas, catering y necesidades dietéticas. El día anterior conviene montar las zonas, probar toda la técnica y dejar preparado el material de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Determinar el programa y el tema
3 personas
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar definitivamente a los ponentes
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Actualizar la lista de participantes
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Imprimir el programa
- 12
Enviar indicaciones
- 13
Organizar el aparcamiento
2 personas
- 14
Distribuir las parcelas de camping
2 personas
- 15
Confirmar las reservas
- 16
Pedir el catering
2 personas
- 17
Comprobar la técnica
2 personas
- 18
Recopilar las presentaciones
- 19
Pasar las presentaciones a un USB
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Etiquetar el catering por dieta
2 personas
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Montar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar carpas
4 personas
- 27
Colocar una pared de presentación sin escenario
2 personas
- 28
Instalar el proyector y la pantalla
2 personas
- 29
Probar los micrófonos
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Clasificar las tarjetas con nombres
- 34
Montar puntos de información
2 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Preparar el buffet
3 personas
- 37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los ponentes
2 personas
- 39
Registrar a los participantes
3 personas
- 40
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 41
Presentar el discurso de apertura
- 42
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
- 43
Preparar la pausa para el café
2 personas
- 44
Reponer café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Moderar la ronda de preguntas
- 47
Reponer el bufé
3 personas
- 48
Servir el buffet de la noche
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 51
Coordinar las mesas de networking
2 personas
- 52
Dirigir la actividad de campfire
2 personas
- 53
Comprobar la seguridad de la hoguera
- 54
Anunciar la última ronda
- 55
Despedir a los participantes
2 personas
- 56
Enfriar los restos de comida
2 personas
Seguimiento
- 57
Separar residuos
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Desmontar las carpas
4 personas
- 61
Desconectar la tecnología
2 personas
- 62
Retirar la iluminación
3 personas
- 63
Limpiar el recinto
4 personas
- 64
Comprobar el sanitario
2 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 68
Agrupar facturas y recibos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 8
- Manteleríacant. 16
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Memorias USBcant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternascant. 6
Decoración
- Banners de bienvenidacant. 3
- Señales direccionalescant. 12
- Pósteres del programacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portabadgescant. 90
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Notas adhesivascant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 100
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 180
- Copas de vinocant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 16
- Bandejas de servircant. 12
- Tijerascant. 4
- Abridores de botellascant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Acumuladores de fríocant. 24
- Filtros de cafécant. 100
- Filtros de técant. 100
- Termómetrocant. 2
Camping
- Postes de delimitacióncant. 30
- Estacascant. 40
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Cestas para hogueracant. 2
- Cuboscant. 4
- Mantas ignífugascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de abrir el formulario de inscripción. Así podrás indicar horarios, ponentes y necesidades de alojamiento sin tener que corregir la información después.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario y etiqueta el catering por dieta al recibirlo. Haz una última comprobación entre 5 y 7 días antes, porque las restricciones suelen aparecer tarde.
- Distribuye las parcelas antes de enviar las indicaciones finales. Envía accesos, aparcamiento y parcela asignada al menos 3 días antes para evitar consultas y cambios durante la llegada.
- Recopila las presentaciones 48 horas antes y pásalas a una memoria USB, aunque vayan a proyectarse desde un portátil. Lleva también baterías externas y regletas para resolver fallos de alimentación.
- Haz la prueba técnica con el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos inalámbricos en el mismo espacio del congreso. Reserva entre 60 y 90 minutos para comprobar sonido, cables, visibilidad y enchufes antes de montar la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de campamento?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los ponentes, el lugar y las reservas deben quedar confirmados antes de abrir las inscripciones; el catering y la distribución de parcelas se cierran normalmente durante la última semana.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un congreso de campamento?
- Ábrelas cuando el programa, los ponentes y las condiciones de alojamiento estén suficientemente definidos, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén la lista de participantes actualizada y cierra los datos del catering al menos 7 días antes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- Comprueba durante 60-90 minutos el proyector, la pantalla, el portátil, los altavoces, los micrófonos y las conexiones eléctricas. También deja montadas la mesa de registro, las señales, las tarjetas de nombre y los materiales de las sesiones.
- ¿Cuándo envío las indicaciones a los participantes?
- Envíalas entre 3 y 5 días antes, cuando el aparcamiento, las parcelas y las reservas estén confirmados. Incluye la hora de llegada, la ubicación de registro, la parcela asignada, el programa y cualquier información sobre comidas o equipamiento.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!