Zo organiseer je een jubileumwandeltocht

Begin met de route, niet met de catering. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie, rustpunten en een haalbare eindtijd vast. Verken de route daarna lopend en controleer kruisingen, bereikbaarheid, toiletten en plekken voor drinkwater. Pas als de route staat, regel je vergunningen, parkeerplaatsen, uitnodigingen, vrijwilligers en catering. In de laatste week draait alles om bevestigen: deelnemerslijst, dieetwensen, noodcontacten, weerscenario en de bewegwijzering op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
3 personen
3
Rustpunten bepalen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Eindlocatie reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Parkeerplaatsen afstemmen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
14
Routekaart laten drukken
15
Startnummers voorbereiden
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Routeposten plannen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Prijzen voor herinneringen bestellen
20
Weersverwachting controleren
21
Slechtweerscenario bevestigen
2 personen
22
Deelnemers laatste bericht sturen
23
Route opnieuw controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Catering ophalen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Batterijen opladen
28
Routepijlen sorteren
2 personen
29
EHBO-set controleren
30
Telefoonlijst afdrukken

Event

31
Startterrein schoonmaken
3 personen
32
Finishterrein schoonmaken
3 personen
33
Routepijlen uitzetten
4 personen
34
Rustpunten inrichten
4 personen
35
Routeposten bemannen
6 personen
36
Tafels opstellen
3 personen
37
Stoelen opstellen
3 personen
38
Partytenten opbouwen
4 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Finishbuffet klaarzetten
4 personen
45
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
46
Deelnemers ontvangen
4 personen
47
Startnummers uitdelen
3 personen
48
Route-instructies geven
2 personen
49
Groepsfoto maken
2 personen
50
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
51
Rustpunten bevoorraden
4 personen
52
Deelnemers onderweg begeleiden
6 personen
53
Achterblijvers ophalen
2 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Welkomsdranken serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
59
Feestmaaltijd uitserveren
5 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Jubileumtoespraak verzorgen
62
Herinneringen uitreiken
2 personen
63
Muziek verzorgen
64
Laatste wandelaars verwelkomen
3 personen
65
Routepijlen verwijderen
4 personen
66
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

67
Buffet afruimen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opslaan
2 personen
77
Routeborden controleren
2 personen
78
Verloren voorwerpen verzamelen
79
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Startnummersaantal 120
Veiligheidshesjesaantal 15
Drinkwaterkrattenaantal 10
Koelrugzakkenaantal 6
Wandelstokkenaantal 10
Paraplu'saantal 10
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Routekaartenaantal 130
Nooddekensaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Fotowand
Herinneringsmedaillesaantal 120
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Koelservettenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route achteruit vanaf het gewenste eindmoment. Reken met de langzaamste verwachte groep en reserveer bij elk rustpunt tijd voor drinken en een korte pauze.
Verken de volledige route vooraf, liefst op hetzelfde tijdstip als de tocht. Controleer vooral oversteekplaatsen, smalle paden, ontbrekende routepijlen en de bereikbaarheid voor hulpdiensten.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en een noodcontact op. Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de tocht en deel daarna startnummers, routekaart en praktische vertrektijd.
Geef iedere routepost een vaste vrijwilliger, een veiligheidshesje en een duidelijke instructie. Tel daarnaast drinkwaterkratten, bekers en een opgeladen telefoon of powerbank per bemande post.
Bevestig het slechtweerscenario uiterlijk 48 uur vooraf en stuur deelnemers daarna één laatste bericht. Controleer op de ochtend zelf de route opnieuw en zet routeborden en pijlen pas na die controle uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumwandeltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer start- en eindlocatie vroeg, omdat je daarna pas route, vergunningen, parkeerafspraken en catering betrouwbaar kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumwandeltocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger per routepost, plus mensen voor start, eindlocatie en catering. Plan daarnaast 1 à 2 reserves in voor ziekte of een onverwachte taak.
Wanneer moet je de wandelroute controleren?: Verken de route enkele weken vooraf en controleer haar opnieuw in de laatste 48 uur. Let dan op werkzaamheden, afgesloten paden, bewegwijzering en de toegankelijkheid van rustpunten.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur het laatste bericht 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, parkeerinformatie, weersscenario, contactnummer, benodigdheden en eventuele wijzigingen in de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.