Eine Jubiläums-Wandertour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jubiläums-Wandertour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Startort, Endlocation, Verpflegung, Streckenposten und ein Schlechtwetterszenario müssen früh zusammenpassen. Beginne mit der Route und erkunde sie vorab zu Fuß, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Reservierungen, Anmeldungen und die Einteilung der Helfenden. In der letzten Woche prüfst du Strecke und Wetter erneut und schickst allen eine klare Nachricht mit Startzeit, Treffpunkt und Ausrüstung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wanderroute festlegen
2 Personen
2
Route vorab erkunden
3 Personen
3
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
4
Startort reservieren
5
Endlocation reservieren
6
Genehmigungen prüfen
7
Parkplätze abstimmen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Notfallkontakte sammeln
13
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
14
Streckenkarte drucken lassen
15
Startnummern vorbereiten
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Streckenposten planen
2 Personen
18
Catering bestellen
19
Preise für Erinnerungsstücke bestellen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Schlechtwetterszenario bestätigen
2 Personen
22
Letzte Nachricht an Teilnehmer senden
23
Route erneut prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Catering abholen
2 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Batterien aufladen
28
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
29
Erste-Hilfe-Set prüfen
30
Telefonliste ausdrucken

Event

31
Startgelände reinigen
3 Personen
32
Zielgelände reinigen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
4 Personen
34
Ruhezonen einrichten
4 Personen
35
Streckenposten besetzen
6 Personen
36
Tische aufstellen
3 Personen
37
Stühle aufstellen
3 Personen
38
Partyzelte aufbauen
4 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Musikanlage anschließen
2 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Zielbuffet aufbauen
4 Personen
45
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
46
Teilnehmende empfangen
4 Personen
47
Startnummern ausgeben
3 Personen
48
Routenanweisungen geben
2 Personen
49
Gruppenfoto machen
2 Personen
50
Wanderer aufbrechen lassen
3 Personen
51
Ruhezonen versorgen
4 Personen
52
Teilnehmer unterwegs begleiten
6 Personen
53
Zurückgebliebene abholen
2 Personen
54
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
55
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
59
Festmahl ausgeben
5 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Jubiläumsrede halten
62
Erinnerungsstücke überreichen
2 Personen
63
Musik organisieren
64
Die letzten Wanderer begrüßen
3 Personen
65
Wegweiser entfernen
4 Personen
66
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen

Nachbereitung

67
Buffet abräumen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
77
Wegweiser prüfen
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 12
StartnummernAnz. 120
SicherheitswestenAnz. 15
TrinkwasserkistenAnz. 10
KühlrucksäckeAnz. 6
GehstöckeAnz. 10
RegenschirmeAnz. 10
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
RoutenpläneAnz. 130
NotfalldeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 8
PfeifenAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Willkommensschild
Fotowand
ErinnerungsmedaillenAnz. 120
NamensschilderAnz. 120

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
KühlserviettenAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst eine realistische Route mit Ruhepunkten fest und erkunde sie vorab vollständig. Plane pro Stunde mindestens einen gut erreichbaren Ruhepunkt ein und notiere Ausweichstellen für Baustellen oder gesperrte Wege.
Reserviere Startort und Endlocation, bevor du die Einladungen verschickst. Kläre außerdem Genehmigungen und Parkplätze mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn viele Autos oder ein Buffet am Ziel eingeplant sind.
Erfasse bei der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 3 Tage vor der Tour und teile Streckenposten, Sicherheitswesten und Wegweiser schriftlich zu.
Plane die Verpflegung nach Strecke und Dauer: Für das erste Wanderstunden sollte pro Person mindestens eine Trinkportion bereitstehen; für längere Abschnitte brauchst du zusätzliche Trinkwasserkisten, Kühlboxen und Warmhaltebehälter am Ziel.
Bestätige spätestens 48 Stunden vorher das Schlechtwetterszenario und sende die letzte Nachricht. Prüfe Route, Wetter, Lautsprecher, Mikrofon, Powerbanks und Beleuchtung am Vortag, damit am Start keine grundlegende Ausstattung fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläums-Wandertour planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Startort und Endlocation. Genehmigungen, Parkplätze und Catering solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin klären.
Wie viele Ruhepunkte braucht eine Wandertour?: Plane mindestens einen Ruhepunkt pro Wanderstunde und zusätzlich einen längeren Aufenthalt etwa zur Hälfte der Strecke ein. Prüfe bei jedem Punkt Zugang, Sitzmöglichkeiten und Trinkwasser.
Wann sollte man die Teilnehmenden nach Ernährungswünschen fragen?: Frage Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung ab und schließe die Liste spätestens 7 Tage vor der Tour. So kann das Catering Sonderportionen einplanen, ohne dass am Ziel kurzfristig nachbestellt werden muss.
Wann verschickt man die letzte Nachricht vor der Wandertour?: Sende die letzte Nachricht 24 bis 48 Stunden vorher. Sie sollte Startzeit, Treffpunkt, Route, Wetterregelung, Notfallkontakt und Hinweise zu Kleidung sowie Trinkwasser enthalten.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.