Zo organiseer je een jubileumvolleybaltoernooi

Begin niet met de boodschappen, maar met de sporthal, toernooivorm en beschikbare speeltijd. Daarna leg je het aantal teams, de wedstrijdduur en het schema vast, zodat je weet hoeveel scheidsrechters, begeleiders en materialen nodig zijn. Open vroeg een aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week maak je teams en planning definitief en controleer je alle sport- en presentatiematerialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Toernooivorm bepalen
2 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Prijzen bestellen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Scheidsrechters regelen
2 personen
12
Toernooibegeleiders indelen
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Toernooiregels uitschrijven
16
Plattegrond maken
17
Wedstrijdformulieren voorbereiden
2 personen
18
Noodcontacten verzamelen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Herinnering versturen
21
Aanmeldingen definitief maken
2 personen
22
Teams indelen
2 personen
23
Definitief schema versturen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Prijzen en materialen controleren
2 personen
26
Ballonnen opblazen
2 personen
27
Borden en formulieren printen
28
Catering voorbereiden
4 personen
29
Sporthal openen
2 personen
30
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
31
Volleyballijnen controleren
2 personen
32
Netten opbouwen
4 personen
33
Wedstrijdballen oppompen
2 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
37
Jubileumdecoratie ophangen
3 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

43
Teamcaptains aanmelden
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Spelregels toelichten
47
Wedstrijden begeleiden
6 personen
48
Uitslagen registreren
2 personen
49
Waterpunten bijhouden
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Pauzebel verzorgen
53
Wedstrijdschema bijwerken
54
Finaleronde begeleiden
6 personen
55
Buffet openen
3 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Jubileumtoast schenken
3 personen
60
Vrije borrel begeleiden
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
67
Sporthal opruimen
6 personen
68
Netten en palen afbreken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Vloer en tribune vegen
3 personen
71
Kleedkamers controleren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Borgmateriaal controleren
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
79
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Volleyballenaantal 12
Volleyballnettenaantal 3
Volleypalenaantal 6
Scheidsrechtersstoelenaantal 3
Scorebordenaantal 3
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Balpompaantal 2
Reserveballenmandenaantal 3
Teamhesjesaantal 32
Trainingshoedjesaantal 20
Sporttapeaantal 12
Koelelementenaantal 12
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 10

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 3
Prijzendisplay
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Thermosdispensersaantal 3
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Teamtafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 8
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Isolatietassenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Taartmessenaantal 2
Etikethoudersaantal 20
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg de toernooivorm vast voordat je het wedstrijdschema maakt. Noteer per wedstrijd de speeltijd, wisseltijd en eventuele pauzes; zonder die buffer loopt een jubileumtoernooi snel uit.
Regel scheidsrechters en toernooibegeleiders zodra de aanmeldingen binnenkomen. Plan minstens één aanspreekpunt voor de inschrijftafel en controleer vooraf wie scoreborden, fluitjes en reserveballen beheert.
Stuur de definitieve teamindeling en het schema uiterlijk een week voor het toernooi. Vraag deelnemers bij de herinnering opnieuw hun aankomsttijd, dieetwensen en noodcontact te controleren.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en niet op basis van het aantal uitgenodigde teams. Zet buffet, koffie en water op een aparte plek, zodat de inschrijftafel en speelvelden vrij blijven.
Maak een plattegrond met sportvelden, kleedkamers, inschrijftafel, buffet en bewegwijzering. Test op de dag zelf microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste teams binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumvolleybaltoernooi organiseren?: Leg datum en sporthal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik daarna de eerste weken voor inschrijvingen, sponsoren, scheidsrechters en het wedstrijdschema; houd de laatste 7 dagen voor definitieve teams en materiaalcontrole.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een jubileumvolleybaltoernooi?: Bepaal eerst de toernooivorm, het aantal teams en het aantal velden. Reken per wedstrijd naast de speeltijd ook wisseltijd en minimaal 10 minuten uitloop per speelblok, en verstuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je teams indelen voor een volleybaltoernooi?: Verwerk de aanmeldingen doorlopend, maar maak teams pas definitief nadat de inschrijfdeadline is verstreken. Stuur de teamindeling en het schema ongeveer 1 week voor het toernooi, zodat deelnemers nog fouten kunnen melden.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een volleybaltoernooi?: Plan per gelijktijdig gespeeld veld minimaal één scheidsrechter en wijs daarnaast een begeleider aan voor het wedstrijdverloop. Regel ook een reserve; bij twee velden betekent dat praktisch 3 beschikbare scheidsrechters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.