Zo organiseer je een jubileumvoetbaltoernooi

Begin met de datum, het veld en de toernooivorm; die drie bepalen de rest van je planning. Leg daarna regels, wedstrijdduur en het aantal teams vast, zodat je een haalbaar schema kunt maken. Regel vroeg scheidsrechters, kleedkamers, geluidsapparatuur en vrijwilligers. Open vervolgens de inschrijving, vraag dieetwensen uit en verwerk aanmeldingen voordat je teams indeelt. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen, weersverwachting, route en parkeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en veld vastleggen
2 personen
2
Toernooivorm en regels bepalen
3 personen
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Scheidsrechters benaderen
2 personen
5
Reservering kleedkamers maken
6
Reservering geluidsapparatuur maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Dieetwensen uitvragen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Teams indelen
3 personen
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
15
Wedstrijdschema delen
16
Prijzen bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Geluidsapparatuur testen
2 personen
20
Route- en parkeerinformatie delen
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemersaantallen bevestigen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
26
Prijzen en wedstrijdbladen klaarleggen
2 personen

Event

27
Veldindeling markeren
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Kleedkamers inrichten
2 personen
35
Informatieborden plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Scheidsrechters ontvangen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Teams registreren
3 personen
40
Teamhesjes uitdelen
2 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
43
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Veldmateriaal controleren
2 personen
47
Finaleronde begeleiden
6 personen
48
Warme maaltijd uitserveren
5 personen
49
Servies en bestek aanvullen
2 personen
50
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
51
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
52
Jubileumtoast serveren
3 personen
53
Muziek verzorgen
54
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
55
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
56
Gasten naar vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
66
Geleende materialen controleren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
70
Uitslagen en foto's delen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Wedstrijdtafel
Bankenaantal 6
Kleedkamerbankjesaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Maat 5 voetballenaantal 8
Reservevoetballenaantal 4
Pionnenaantal 40
Hesjes blauwaantal 12
Hesjes geelaantal 12
Hesjes roodaantal 12
Hesjes groenaantal 12
Doelnettenaantal 4
Grensvlaggenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Aanvoerdersbandenaantal 8
Waterkrattenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
EHBO-koffer
Megafoon

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelmattenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Prijzen en medaillesaantal 40
Wimpelslingersaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het wedstrijdschema pas nadat de toernooivorm, wedstrijdduur en het maximale aantal teams vaststaan. Plan ook wisseltijd en minimaal één korte pauze per speelblok, anders loopt het programma snel uit.
Benader scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Maak een rooster met duidelijke blokken voor wedstrijdtafel, ontvangst, omroepen, catering en opruimen; één persoon kan niet tegelijk fluiten en uitslagen verwerken.
Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna deelnemers, deel het wedstrijdschema en controleer dieetwensen, zodat je teams, broodjes en dranken niet op giswerk baseert.
Test de geluidsinstallatie, microfoon, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf. Leg op de wedstrijdtafel daarnaast reservefluitjes, stopwatches, aanvoerdersbanden en een opgeladen powerbank klaar.
Controleer sportmateriaal en terrein de dag ervoor: ballen, reserveballen, pionnen, hesjes, doelnetten en grensvlaggen. Bepaal tegelijk waar partytenten, buffettafels, afvalbakken en koelboxen komen en communiceer bij slecht weer één concreet alternatief.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumvoetbaltoernooi?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, veld, toernooivorm en regels. Regel scheidsrechters, kleedkamers en apparatuur binnen de eerste 2 weken; sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de speeldag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?: Maak een eerste schema zodra het aantal teams en de wedstrijdduur bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Deel de definitieve versie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het toernooi, nadat afmeldingen en teamindeling zijn verwerkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumvoetbaltoernooi?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 persoon bij de wedstrijdtafel, 1 ontvangstmedewerker en per gelijktijdig veld 1 scheidsrechter. Voor een toernooi met 4 velden kom je dus al snel op 7 tot 8 mensen, exclusief catering en opruimen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een jubileumvoetbaltoernooi?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen uiterlijk 1 dag voor het toernooi. Koel dranken de avond ervoor en bereid hapjes en broodjes op de ochtend zelf, zodat ze vers blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.