Zo organiseer je een jubileumturnwedstrijd

Begin met de wedstrijdlocatie, de datum en het aantal deelnemers. Daarna regel je inschrijvingen, juryleden en vrijwilligers, zodat je op tijd weet hoeveel startgroepen, jurytafels en deelnemersmateriaal nodig zijn. Controleer deelnemersgegevens en dieetwensen voordat je de wedstrijdindeling en catering definitief maakt. In de laatste week draait alles om printwerk, medailles, startnummers, techniek en een duidelijke taakverdeling op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Inschrijvingen openen
3
Wedstrijdlocatie reserveren
4
Juryleden uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Jurybezetting bevestigen
10
Wedstrijdindeling maken
2 personen
11
Startgroepen samenstellen
2 personen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Muziek voor de wedstrijd kiezen
15
Presentatiescript schrijven
16
Wedstrijdreglement printen
17
Deelnemersbrief versturen
18
Juryformulieren printen
2 personen
19
Startlijsten printen
2 personen
20
Certificaten invullen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Medailles en bekers controleren
2 personen
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Inschrijfbalie voorbereiden
2 personen
26
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
27
Locatiesleutels ophalen
28
Wedstrijdvloer reinigen
2 personen
29
Turntoestellen controleren
3 personen
30
Turntoestellen opstellen
5 personen
31
Jurytafels opstellen
3 personen
32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Muziek en microfoon testen
2 personen
39
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
40
EHBO-materialen klaarleggen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Jury ontvangen
2 personen
43
Jurybriefing geven
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Startnummers uitdelen
2 personen
46
Publiek verwelkomen
3 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Warming-up begeleiden
2 personen
49
Wedstrijdronde begeleiden
6 personen
50
Scores verzamelen
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Pauze aankondigen
54
Wedstrijdvloer controleren
2 personen
55
Tweede wedstrijdronde begeleiden
6 personen
56
Buffet openen
3 personen
57
Buffet aanvullen
3 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Eindstanden controleren
3 personen
60
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
61
Jubileumtoespraak houden
62
Medailles en prijzen uitreiken
4 personen
63
Groepsfoto maken
3 personen
64
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

65
Turntoestellen afbouwen
5 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
73
Sleutels terugbrengen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Jurytafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Turnmattenaantal 12
Valmattenaantal 6
Springplankenaantal 2
Balkenaantal 2
Bruggenaantal 2
Rekstokkenaantal 2
Ringenaantal 2
Pegasuspaardenaantal 2
Pylonenaantal 20
Startnummersaantal 100
Jurytafelnummersaantal 6
Scorebordenaantal 6
Fluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
EHBO-koffer

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 10
Jubileumcijfers
Bloemstukkenaantal 4
Fotowand

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Kannenaantal 8
Koelkrattenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Medaillezakjesaantal 100
Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je inschrijvingen opent en controleer vooraf of er ruimte is voor turnmatten, valmatten, balken, bruggen, rekstokken en een aparte inschrijfbalie.
Sluit de inschrijvingen op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Gebruik daarna de definitieve deelnemersgegevens om startgroepen, startlijsten en juryformulieren te maken.
Bevestig de jurybezetting uiterlijk één week vooraf en leg per toestel vast wie waar zit. Zet jurytafels, stoelen, formulieren en pennen vóór de zaalopening op hun plaats.
Plan de catering pas nadat het deelnemersaantal en de dieetwensen gecontroleerd zijn. Reken per persoon op minimaal één bord, één kom, één bestekset en twee drinkglazen als er een maaltijd en drankmoment zijn.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop en printer uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar en houd geprinte startlijsten, wedstrijdreglementen en een presentatiescript bij de microfoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumturnwedstrijd?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, juryleden en uitnodigingen. Open de inschrijvingen daarna en reserveer de laatste 10 tot 14 dagen voor deelnemerscontrole en de wedstrijdindeling.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling voor een turnwedstrijd?: Maak de voorlopige indeling zodra de inschrijvingen sluiten. Controleer alle namen, niveaus en toestellen en verstuur de definitieve deelnemersbrief uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumturnwedstrijd?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de inschrijfbalie, één aanspreekpunt voor de zaal en één persoon voor catering en voorraad. Bij meerdere startgroepen voeg je per gelijktijdig actief onderdeel minstens één begeleider toe.
Wanneer bestel je medailles en certificaten voor een turnwedstrijd?: Bestel medailles en bekers zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vul certificaten in de laatste week in en controleer alle namen vóór je ze klaarlegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.