Organiser une compétition de gymnastique du jubilé

Commencez par fixer le format de la compétition, le lieu et la date, puis ouvrez les inscriptions. La réussite dépend surtout de l’ordre des préparatifs : confirmer les participants, constituer les groupes, mobiliser les bénévoles et verrouiller le jury avant de préparer le déroulement. Prévoyez aussi du temps pour les impressions, les médailles, le catering et les essais de sonorisation. Les oublis les plus fréquents concernent les données incomplètes, les listes de départ et le matériel disponible sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir les inscriptions
3
Réserver le lieu du concours
4
Inviter les membres du jury
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Vérifier les données des participants
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Confirmer l’équipe du jury
10
Établir le tableau des matchs
2 personnes
11
Former les groupes de départ
2 personnes
12
Commander les prix et médailles
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Choisir la musique pour la compétition
15
Rédiger le script de présentation
16
Imprimer le règlement du concours
17
Envoyer la lettre aux participants
18
Imprimer les formulaires du jury
2 personnes
19
Imprimer les listes de départ
2 personnes
20
Remplir les certificats
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les médailles et les coupes
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
26
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
27
Récupérer les clés du lieu
28
Nettoyer le sol de compétition
2 personnes
29
Contrôler les engins de gymnastique
3 personnes
30
Installer les agrès de gymnastique
5 personnes
31
Installer les tables du jury
3 personnes
32
Installer les sièges du public
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Tester la musique et le micro
2 personnes
39
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir le jury
2 personnes
43
Briefing du jury
2 personnes
44
Accueillir les participants
3 personnes
45
Distribuer les dossards
2 personnes
46
Accueillir le public
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Animer l'échauffement
2 personnes
49
Animer le tour de compétition
6 personnes
50
Collecter les scores
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Annoncer la pause
54
Contrôler le terrain de compétition
2 personnes
55
Encadrer le deuxième tour de compétition
6 personnes
56
Ouvrir le buffet
3 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Vérifier les scores finaux
3 personnes
60
Préparer la remise des prix
3 personnes
61
Prononcer le discours d'anniversaire
62
Remettre les médailles et les prix
4 personnes
63
Prendre une photo de groupe
3 personnes
64
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

65
Démonter les agrès de gymnastique
5 personnes
66
Remettre le mobilier en place
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Débrancher la sonorisation
2 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
73
Rapporter les clés
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tables du juryqté 6
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 40
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Matériel de sport

Tapis de gymqté 12
Tapis de chuteqté 6
Plongeoirsqté 2
Poutresqté 2
Pontsqté 2
Barres d’étirementqté 2
Anneauxqté 2
Chevaux ailés Pegasusqté 2
Cônesqté 20
Numéros de départqté 100
Numéros de table du juryqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Siffletsqté 4
Chronomètresqté 4
Trousse de premiers secours

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Nappesqté 10
Chiffres d’anniversaire
Compositions floralesqté 4
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Carafesqté 8
Caisses réfrigéréesqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 100
Sachets pour médaillesqté 100
Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que le lieu est réservé et fixez une date limite au moins 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données des participants, les besoins alimentaires et les groupes de départ.
Confirmez l’équipe du jury et répartissez les bénévoles au moins une semaine à l’avance. Prévoyez une personne pour l’accueil, une pour les listes et les dossards, et une autre pour coordonner les rotations.
Établissez le tableau des matchs et les listes de départ avant d’imprimer les documents. Imprimez le règlement, les formulaires du jury et les listes au plus tard la veille, puis gardez une copie numérique sur l’ordinateur portable.
Testez la sonorisation avant l’arrivée des gymnastes : microphones, haut-parleurs, pieds, rallonges et multiprises doivent être installés et vérifiés au moins 60 minutes avant le début. Gardez des batteries externes en secours.
Contrôlez les médailles, coupes et certificats avant l’ouverture des portes. Préparez également le comptoir d’inscription, triez les dossards et installez les tapis, agrès, tables du jury, chaises et poubelles selon le plan de circulation.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de gymnastique ?: Ouvrez-les dès que la salle et la date sont confirmées, idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez la clôture des inscriptions au moins 10 jours avant afin de vérifier les informations et de former les groupes.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de gymnastique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les dossards et les listes, 1 coordinateur, puis 1 personne par zone ou agrès lorsque plusieurs rotations ont lieu en parallèle. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand préparer les listes de départ et les formulaires du jury ?: Finalisez-les après la clôture des inscriptions et imprimez-les la veille. Gardez au moins 2 exemplaires des listes de départ et un jeu supplémentaire de formulaires pour chaque table du jury.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour de la compétition ?: Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public et des participants. Les agrès, tables, chaises, sonorisation, comptoir d’inscription et catering doivent être contrôlés avant l’ouverture des portes.

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