Zo organiseer je een jubileumloop zonder verrassingen

Begin een jubileumloop niet met de medailles of catering, maar met datum, route en toestemming. Reserveer start- en finishlocatie, controleer de vergunning en vraag verkeersmaatregelen op tijd aan. Daarna bouw je het plan uit met inschrijvingen, vrijwilligers, EHBO, routeborden en een draaiboek. In de laatste week controleer je de weersverwachting, sorteer je startnummers en test je geluid en microfoon. Zo weet iedereen op de dag zelf waar hij moet staan en wat er moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde vergunning controleren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
EHBO en verkeersbegeleiders regelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Jubileumprogramma publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Route inspecteren
2 personen
13
Routekaart en draaiboek maken
2 personen
14
Startnummers ontwerpen
15
Startnummers en polsbandjes bestellen
16
Medailleontwerp bevestigen
17
Medalies en prijzen bestellen
18
Catering bestellen
19
Geluid en microfoon testen
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen ophalen
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Catering voorbereiden
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Statafels en zitplaatsen opstellen
4 personen
29
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluid installeren
2 personen
34
Routeborden plaatsen
4 personen
35
Waterposten opbouwen
4 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Startsein geven
2 personen
42
Routeposten bemannen
8 personen
43
Tussentijden registreren
2 personen
44
Water en fruit uitdelen
4 personen
45
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
46
Medalies uitreiken
3 personen
47
Uitslagen verzamelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Buffet serveren
4 personen
51
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
52
Prijzen uitreiken
3 personen
53
Muziek verzorgen
2 personen
54
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Routeborden verwijderen
4 personen
56
Afval inzamelen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Versiering verwijderen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Materialen controleren
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 130
Veiligheidsspeldenaantal 300
Routebordenaantal 25
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Drinkbekersaantal 300
Finishlint
Medaliesaantal 130
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Paraplu'saantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Jubileumpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 150
Herbruikbare glazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 12
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie eerst vast. Controleer direct welke vergunning nodig is en vraag verkeersmaatregelen en verkeersbegeleiders ruim vóór de loop aan; zonder die bevestiging kun je de route niet betrouwbaar communiceren.
Open de inschrijving pas nadat de route en het jubileumprogramma definitief zijn. Verzamel bij elke aanmelding ook dieetwensen en een telefoonnummer voor noodgevallen, zodat catering en organisatie uiterlijk een week vooraf kunnen worden afgestemd.
Maak naast de routekaart een draaiboek met tijden, posities en telefoonnummers. Plan daarin afzonderlijk de start, finish, bevoorrading, EHBO, verkeersbegeleiding en het uitdelen van startnummers; een algemene takenlijst is daarvoor te weinig houvast.
Controleer materiaal op functie, niet alleen op aantallen. Test draagbare speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen vooraf en neem powerbanks mee; geluid valt op de dag zelf vaak uit door lege accu’s of ontbrekende aansluitingen.
Reserveer de laatste werkdag voor logistiek: druk de deelnemerslijst af, sorteer startnummers, bereid routeborden en pionnen voor en vul de koelboxen. Zet partytenten, tafels, afvalbakken en EHBO-koffers per zone klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de start nog hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Regel EHBO, verkeersbegeleiders, catering en materialen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de loop.
Wanneer moet ik een vergunning voor een jubileumloop aanvragen?: Controleer de vergunningseisen zodra de route bekend is en dien de aanvraag meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf in. Vraag tegelijk na of verkeersmaatregelen of extra toestemming voor openbare wegen nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumloop?: Maak een indeling per taak en routepunt en plan minimaal 1 begeleider per kruispunt of risicopunt, naast mensen voor start, finish, inschrijving en catering. Bevestig de definitieve bezetting uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedereen een tijdstip en locatie.
Wat moet je de dag voor een jubileumloop controleren?: Controleer de weersverwachting, routeborden, pionnen, afzetlint, startnummers, polsbandjes, medailles, prijzen en EHBO-koffers. Test geluid en microfoon, laad powerbanks op en leg de deelnemerslijst, draaiboek en materiaal per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.