Einen Jubiläumslauf Schritt für Schritt organisieren
Ein Jubiläumslauf braucht deutlich mehr Vorlauf als nur eine schöne Strecke und Startnummern. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen, Verkehrssicherung und Erste Hilfe. Danach folgen Anmeldung, Programm, Helferplanung und Bestellungen. In der letzten Woche geht es vor allem um Streckenprüfung, Beschilderung, Teilnehmerunterlagen, Verpflegung und einen Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Benötigte Genehmigung prüfen
- 4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
- 5
Erste Hilfe und Verkehrshelfer organisieren
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Jubiläumsprogramm veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Route inspizieren
2 Personen
- 13
Routenkarte und Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 14
Startnummern entwerfen
- 15
Startnummern und Armbänder bestellen
- 16
Medaillendesign bestätigen
- 17
Medaillen und Preise bestellen
- 18
Catering bestellen
- 19
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Teilnehmerliste ausdrucken
- 22
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Einkäufe abholen
2 Personen
- 24
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 25
Startnummern sortieren
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Stehtische und Sitzplätze aufstellen
4 Personen
- 29
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
- 30
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 31
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Soundanlage installieren
2 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 35
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
- 36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 38
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 39
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 41
Startsignal geben
2 Personen
- 42
Streckenposten besetzen
8 Personen
- 43
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
- 44
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
- 45
Zielankömmlinge empfangen
3 Personen
- 46
Medaillen überreichen
3 Personen
- 47
Ergebnisse sammeln
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Buffet servieren
4 Personen
- 51
Jubiläumsrede halten
2 Personen
- 52
Preise überreichen
3 Personen
- 53
Musik organisieren
2 Personen
- 54
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 56
Müll einsammeln
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Materialien prüfen
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 64
Ergebnisse veröffentlichen
- 65
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 130
- SicherheitsnadelnAnz. 300
- WegweiserAnz. 25
- KegelAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 6
- TrinkbecherAnz. 300
- Ziellinie-Band
- MedaillenAnz. 130
- PreiseAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 8
- StoppuhrenAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 12
- RegenschirmeAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
- Laptop
- Drucker
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 10
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonbögenAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- JubiläumsposterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 150
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 150
- Wiederverwendbare GläserAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 8
- ServierschalenAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- PutzlappenAnz. 30
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum und Route, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere Start- und Zielort früh und prüfe parallel, ob Genehmigungen oder Verkehrsmaßnahmen beantragt werden müssen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Ablauf und Fristen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus.
- Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Streckenposten, Erste Hilfe, Verkehrssicherung, Anmeldung und Verpflegung brauchst du eigene Zuständigkeiten. Teile die Freiwilligen mindestens eine Woche vorher mit Einsatzort und Uhrzeit ein.
- Bestelle Startnummern, Armbänder, Medaillen und Preise mit Puffer. Sortiere die Startnummern vor dem Veranstaltungstag und lege Sicherheitsnadeln, Klemmbretter und Stoppuhren an der Ausgabe bereit.
- Teste Ton, Mikrofon und Mischpult vor dem Lauf mit der tatsächlichen Stromversorgung. Fülle Kühlboxen erst kurz vor Beginn, kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag und halte Regenschirme sowie zusätzliche Beschilderung bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumslauf organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Strecke, Start- und Zielort sowie mögliche Genehmigungen sollten in den ersten zwei Wochen geklärt sein; Anmeldung und Einladungen folgen erst danach.
- Wann muss ich die Genehmigung für einen Jubiläumslauf beantragen?
- Prüfe die Anforderungen direkt nach der Routenfestlegung und reiche notwendige Anträge mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf ein. Bei Straßensperrungen oder Verkehrshelfern solltest du zusätzlich die Bearbeitungsfrist der zuständigen Stelle einplanen.
- Was muss am Tag vor dem Jubiläumslauf vorbereitet sein?
- Am Vortag sollten Teilnehmerliste, Startnummern, Armbänder, Routenschilder, Wegweiser und Erste-Hilfe-Material bereitliegen. Prüfe außerdem die Strecke, sortiere die Ausgabe und teste Lautsprecher sowie Mikrofon spätestens 24 Stunden vorher.
- Wie viele Helfer braucht ein Jubiläumslauf?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe sowie zusätzliche Helfer an jeder kritischen Kreuzung ein. Erstelle die Einteilung mindestens 7 Tage vorher und gib jedem Helfer einen festen Ort und eine Startzeit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!