Zo organiseer je een jubileumfamiliedag

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en allergieën in één overzicht. Werk vervolgens het programma uit met familiefoto’s, muziek, spellen en kinderactiviteiten. Regel catering, huurmaterialen en partytenten ruim vooraf en plan de laatste boodschappen en voorbereidingen per uur. Zo houd je op de dag zelf overzicht over zowel het familieprogramma als de praktische uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Feestlocatie reserveren
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Familiefoto's verzamelen
2 personen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Spelprogramma uitwerken
2 personen
10
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
11
Fotograaf reserveren
12
Cateringmenu samenstellen
2 personen
13
Vegetarische opties bepalen
2 personen
14
Allergenenlijst opstellen
15
Partytenten bestellen
16
Huurmaterialen bevestigen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Routegegevens versturen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Groenten wassen
2 personen
25
Desserts voorbereiden
2 personen
26
Sausen en dips maken
2 personen
27
Decoratie sorteren
2 personen
28
Materialen klaarzetten
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffet inrichten
3 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Drankpunten inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Fotowand opbouwen
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Spelhoek inrichten
2 personen
39
Naamkaartjes neerleggen
40
Toiletten controleren
41
Eindcontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
44
Familiefoto maken
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Spelronde begeleiden
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Dessert uitserveren
3 personen
53
Jubileumtoast begeleiden
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Kinderhoek bijhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Eten en drank afdekken
2 personen
61
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Vermiste spullen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Bankenaantal 4
Kapstokrekkenaantal 2
Parasolsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Soepkommenaantal 65
Drinkglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 15
Serveerplankenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Waterkaraffenaantal 8
Serveertraysaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Feestslingersaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafelbordjesaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Vazenaantal 8
Kleefhakenaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Heetwaterurn
Warmhoudschalenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Keuken

Kokskeukenmessenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Handwasdispensersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Papierbakkenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Afdruiprekkenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Lantaarnsaantal 8
Ledkaarsenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Volleybal
Badmintonsetsaantal 3
Shuttlesaantal 12
Frisbeesaantal 4
Ringwerpspel
Markeringshoedjesaantal 20
Springtouwenaantal 6
Bordspellenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en partytenten zodra de datum vaststaat. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf de weersverwachting en bepaal dan of extra parasols, tenten of binnenruimte nodig zijn.
Stuur uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de familiedag. Gebruik dat moment ook om dieetwensen, allergieën en het aantal kinderen definitief te maken.
Maak het programma met vaste blokken van 30 tot 60 minuten. Plan familiefoto’s niet tegelijk met het eten en wijs één persoon aan die muziek, spellen en kinderactiviteiten volgens de planning aankondigt.
Tel servies en zitplaatsen op basis van het definitieve aantal gasten en voeg 10 procent reserve toe. Zet buffettafels, naamkaartjes, tafelbordjes en serveermateriaal vooraf op een plattegrond, zodat de opbouw geen zoekwerk wordt.
Plan de laatste boodschappen in twee momenten: houdbare producten eerder en verse producten op de dag zelf of één dag vooraf. Zet dranken minstens 3 uur voor ontvangst koud en bereid groenten en desserts op vaste tijdstippen voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumfamiliedag?: Begin ongeveer 3 maanden vooraf met datum, locatie, gastenlijst en fotograaf. Verstuur de uitnodigingen minimaal 6 weken voor de dag en leg het programma, menu en huurmaterialen uiterlijk 2 weken vooraf vast.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Maak het definitieve aantal porties op basis van de aanmeldingen en houd voor buffetgerechten circa 10 procent reserve aan.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een jubileumfamiliedag?: Vraag dieetwensen en allergieën mee op de uitnodiging en sluit de inventarisatie 10 tot 14 dagen vooraf. Geef de cateraar daarna één overzicht met aantallen, allergenen en vegetarische opties, in plaats van losse berichten.
Wanneer bereid je een jubileumfamiliedag op locatie voor?: Plan de opbouw minimaal 3 uur voor de ontvangst, zodat tenten, tafels, stoelen, buffetten en bewegwijzering klaarstaan. Zet dranken minstens 3 uur vooraf koud en houd voor verse producten, groenten en desserts een afzonderlijke voorbereidingstijd aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.