Organiser une journée familiale d’anniversaire sans rien oublier

Pour une journée familiale d’anniversaire, commencez par le lieu, le nombre d’invités et le format de la journée. Ces choix déterminent les tables, les chaises, le repas, les activités pour enfants et le matériel à louer. Envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez ensuite les derniers jours pour les achats frais, les desserts, les boissons au frais et l’installation, plutôt que pour régler des détails essentiels.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de l'événement
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Rassembler les photos de famille
2 personnes
8
Composer la sélection musicale
9
Élaborer le programme de jeu
2 personnes
10
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
11
Réserver le photographe
12
Composer le menu traiteur
2 personnes
13
Définir les options végétariennes
2 personnes
14
Établir la liste des allergènes
15
Commander des tentes de fête
16
Confirmer les matériels de location
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le programme
19
Envoyer les informations d’itinéraire
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Laver les légumes
2 personnes
25
Préparer les desserts
2 personnes
26
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes
28
Préparer le matériel
3 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer le buffet
3 personnes
33
Préparer la vaisselle
2 personnes
34
Mettre en place les points boissons
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Monter le mur photo
2 personnes
37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
38
Aménager l’espace jeux
2 personnes
39
Déposer les badges nominatifs
40
Vérifier les toilettes
41
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
44
Prendre une photo de famille
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Animer le tour de jeu
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Servir le dessert
3 personnes
53
Animer le toast d’anniversaire
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Gérer l’espace enfants
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
61
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Rassembler le matériel de location
3 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Rendre les objets empruntés
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes
71
Vérifier les objets manquants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Bancsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Parasolsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Bol à soupeqté 65
Verres à boireqté 90
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 75
Plateaux de serviceqté 15
Planches de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Carafes d'eauqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fêteqté 8
Arches de ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 70
Pancartes de tableqté 8
Cadres photoqté 12
Vasesqté 8
Crochets adhésifsqté 30

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Urne à eau chaude
Plats de maintien au chaudqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Couteaux de cuisine de chefqté 4
Planches à découperqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs alimentairesqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 5
Corbeilles à papierqté 3
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 8
Bougies LEDqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Volley-ball
Sets de badmintonqté 3
Navettesqté 12
Frisbeesqté 4
Jeu de lancer d’anneaux
Cônes de balisageqté 20
Cordes à sauterqté 6
Jeux de sociétéqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre d’invités au moins trois semaines avant la fête. Utilisez les réponses pour prévoir les options végétariennes, les allergènes, les badges nominatifs et la quantité de vaisselle.
Finalisez le programme cinq à sept jours avant : accueil, repas, photos de famille, jeux et activités pour enfants. Prévoyez une solution de repli si la météo empêche les activités extérieures.
Réservez les tentes, tables, chaises et autres locations dès que la date et le lieu sont confirmés. Vérifiez aussi les quantités livrées et l’espace nécessaire pour le buffet, les manteaux et les poussettes.
Ne gardez pas les boissons et les produits frais pour le matin même. Faites les courses sèches deux ou trois jours avant, récupérez les produits frais la veille et mettez les boissons au frais suffisamment tôt.
Préparez le jour précédent les badges, le programme imprimé, les décorations et les desserts qui se conservent. Le jour de la fête, concentrez-vous sur le lavage des légumes, le dressage du buffet et l’accueil des familles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée familiale d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement quatre à six semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse environ deux semaines avant afin de finaliser le repas, les besoins alimentaires et le matériel.
Combien de temps à l’avance faut-il réserver une tente et du mobilier ?: Réservez les tentes, tables et chaises dès que le lieu est confirmé, de préférence quatre à huit semaines avant. Recontrôlez la commande une semaine avant pour éviter une quantité ou une livraison incorrecte.
Quand préparer le menu et les options alimentaires ?: Composez le menu au plus tard deux semaines avant la fête, puis confirmez les allergènes et les options végétariennes après la clôture des inscriptions. Faites les achats non périssables deux ou trois jours avant et récupérez le frais la veille.
Que faire si la météo change le jour de l’anniversaire ?: Vérifiez les prévisions sept jours avant, puis de nouveau 48 heures avant et le matin même. Décidez au plus tard la veille si les tentes, parasols ou activités doivent être réorganisés pour protéger les invités et les enfants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.