Zo organiseer je een jubileumbowlingtoernooi

Begin met het bowlingcentrum en leg direct het aantal banen, de speeltijd en het toernooiformat vast. Daarna volgen de uitnodigingen, aanmeldingen en bijdragen, zodat je teams en de baanindeling op tijd kunt maken. Werk het wedstrijdprogramma en de regels uiterlijk een week vooraf af. In de laatste dagen controleer je prijzen, medailles, scoreformulieren en catering; op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, snelle registratie en een goed ingepakt materiaalpakket.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bowlingcentrum reserveren
2
Toernooiformat vastleggen
2 personen
3
Prijzengeld en prijzen bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Deelnemersbijdragen innen
10
Teams samenstellen
2 personen
11
Baanindeling maken
2 personen
12
Wedstrijdregels uitwerken
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Scoreformulieren opmaken
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Prijzen ophalen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Toernooimaterialen inpakken
2 personen
23
Deelnemers herinneren
24
Locatie en tijden bevestigen

Event

25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Toegang en opslag controleren
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Buffet en drankentafel klaarzetten
3 personen
31
Scoreformulieren klaarleggen
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Toernooi uitleggen
35
Teams naar banen begeleiden
3 personen
36
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
37
Scores controleren
2 personen
38
Pauzedrankjes serveren
3 personen
39
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
40
Hapjes en buffet serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Finalisten bekendmaken
43
Finaleronde begeleiden
3 personen
44
Eindscores controleren
2 personen
45
Prijsuitreiking houden
2 personen
46
Groepsfoto maken
2 personen
47
Laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

48
Afval verzamelen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen
52
Materialen terug inpakken
2 personen
53
Materialen naar opslag brengen
2 personen
54
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
55
Huurmaterialen retourneren
56
Foto's met deelnemers delen
57
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 56
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 40

Keuken

Serveertraysaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Draagbare speaker
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Klembordenaantal 12
Scoreformulierenaantal 80
Pennenaantal 30
Teamstickersaantal 60
Startnummersaantal 60
Stopwatchaantal 2
Prijzenbekersaantal 3
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 60

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Cijferslinger
Naamkaartjesaantal 60
Puntentellingbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het bowlingcentrum voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer het aantal banen, de starttijd, de eindtijd en wanneer je uiterlijk aanwezig moet zijn; een jubileumtoernooi loopt snel uit als de eerste ronde te laat begint.
Kies het format vóór je deelnemers bevestigt. Leg vast hoeveel spelers per team meedoen, hoeveel rondes er zijn en hoe je gelijke scores beslist, zodat de baanindeling en scoreformulieren daarop aansluiten.
Sluit de aanmeldingen minstens 10 dagen vooraf. Verzamel tegelijk dieetwensen en bijdragen, bevestig iedere deelnemer en maak daarna pas de definitieve teams en baanindeling.
Bestel prijzen en medailles uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer bij het ophalen of je genoeg prijzen, certificaten en startnummers hebt; vervanging op de toernooidag is meestal niet meer haalbaar.
Maak één transportklare materiaalset op de dag vóór het toernooi. Stop scoreformulieren, pennen, klemborden, teamstickers, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen bij elkaar en bevestig locatie en tijden nog één keer aan alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bowlingcentrum reserveren?: Reserveer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als het toernooi op een avond of in het weekend plaatsvindt. Vraag meteen naar het aantal beschikbare banen, de toegestane speeltijd en de mogelijkheden voor eten en drinken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumbowlingtoernooi versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 5 weken vooraf en geef 10 tot 14 dagen voor aanmelden. Zo houd je na de sluitingsdatum nog tijd over om bijdragen te innen, teams te vormen en de baanindeling te maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor een bowlingtoernooi?: Reken voor ontvangst en registratie op 30 minuten en voor iedere speelronde op ongeveer 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal spelers per baan. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor de prijsuitreiking en afsluiting.
Wanneer maak ik de teams en baanindeling definitief?: Maak de teams en baanindeling 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Stuur de indeling uiterlijk 2 dagen voor het toernooi mee met het definitieve programma en de locatiegegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.