Zo organiseer je een jongerenpicknick zonder last-minute stress

Begin niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en parkregels. Controleer daarna hoeveel jongeren komen, verzamel dieetwensen en maak een programma met eten, sport en muziek. Regel partytenten, tafels, koelboxen en stroom ruim vooraf; juist die praktische zaken worden vaak vergeten. Op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar opbouw, buffet en ontvangst, zodat je niet tegelijk nog broodjes staat te maken en de geluidsinstallatie aansluit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Parkregels controleren
3
Reservering maken
4
Uitnodigingen maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Activiteitenprogramma maken
2 personen
9
Spelmateriaal controleren
2 personen
10
Muziekafspeellijst maken
11
Leveringen bevestigen
12
Weersverwachting controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Groenten en fruit wassen
2 personen
16
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
17
Hapjes portioneren
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen en kleden plaatsen
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
27
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Programma toelichten
30
Lunchbuffet serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Sportactiviteiten begeleiden
3 personen
33
Muziek verzorgen
34
Fruit en snacks serveren
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Licht inschakelen
37
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Afval sorteren
3 personen
40
Buffet en keuken opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
45
Locatie schoon achterlaten
4 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 5
Thermosflessenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminium bakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 5
Badmintonsetsaantal 3
Touwtrektouw
Spelkaartenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handdesinfectieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de parkregels minimaal 3 weken vooraf. Kijk specifiek of reserveren, partytenten, muziek en verlengsnoeren zijn toegestaan; een gewone picknickplek heeft niet automatisch aansluitingen of beschutting.
Sluit de inschrijvingen 7 dagen voor de picknick. Gebruik het definitieve aantal voor dieetwensen, broodjes, wraps, hapjes en drank; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij.
Maak activiteiten in blokken van 30 tot 45 minuten. Plan bijvoorbeeld sport met voetballen en een volleybal afgewisseld met vrije tijd, en controleer al vóór de opbouw of al het spelmateriaal compleet is.
Zet eten en drinken niet pas bij aankomst klaar. Was groenten en fruit, bereid broodjes en wraps en portioneer hapjes eerder op de dag; zet dranken pas vlak voor vertrek koud met voldoende koelelementen in de koelboxen.
Maak 24 uur vooraf een weerbesluit en een regenvariant. Bouw op locatie eerst partytenten, tafels, stoelen en kleden op, test daarna speakers en stroom, en richt het buffet pas in als koeling en schaduw geregeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een jongerenpicknick organiseren?: Leg datum en locatie 3 tot 4 weken vooraf vast en controleer meteen de parkregels. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de picknick, zodat je eten en drinken kunt inkopen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een jongerenpicknick?: Gebruik het definitieve aantal deelnemers als basis en plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor eten werkt een combinatie van broodjes of wraps, fruit, groenten en hapjes; koop uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet je partytenten en tafels regelen voor een jongerenpicknick?: Regel partytenten, klaptafels, stoelen en picknickkleden zodra de locatie en het aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Controleer 24 uur voor vertrek of alle onderdelen beschikbaar zijn en of ze volgens de parkregels mogen worden gebruikt.
Wat doe je als het regent tijdens een jongerenpicknick?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Zorg voor partytenten als de locatie dat toestaat en spreek een alternatief tijdstip of binnenlocatie af; wacht niet tot de ochtend zelf met deelnemers informeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.