Organiser un pique-nique des jeunes, étape par étape

Pour un pique-nique des jeunes, commencez par bloquer la date et vérifier les règles du parc avant d’envoyer la moindre invitation. Le nombre d’inscrits détermine les repas, les couvertures, les tables et le matériel de jeu. Prévoyez ensuite les activités, les besoins alimentaires et un plan météo, puis gardez l’installation pour le jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, le froid pour les boissons, les rallonges et la gestion des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier le règlement du parc
3
Faire une réservation
4
Créer les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Créer le programme d'activités
2 personnes
9
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
10
Créer la playlist musicale
11
Confirmer les livraisons
12
Vérifier les prévisions météo
13
Faire les courses
3 personnes
14
Remplir les glacières
2 personnes
15
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
16
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
17
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Inspecter le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises et les couvertures
3 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Raccorder la sonorisation
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
27
Préparer la table d’accueil
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Présenter le programme
30
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Encadrer les activités sportives
3 personnes
33
Fournir la musique
34
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
35
Servir le dîner
4 personnes
36
Allumer les lumières
37
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
38
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

39
Trier les déchets
3 personnes
40
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Emballer l’installation sonore
2 personnes
45
Laisser le lieu propre
4 personnes
46
Retourner les matériels
2 personnes
47
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Couvertures de pique-niqueqté 10
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 5
Bouteilles isothermesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 5
Sets de badmintonqté 3
Corde de tir à la corde
Cartes de jeuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de créer les invitations : vérifiez les horaires autorisés, les zones couvertes, l’accès aux tables et les règles concernant la musique, les tentes et les déchets.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le pique-nique. Demandez dans le même formulaire les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin d’ajuster sandwiches, wraps et amuse-bouches.
Préparez les aliments le jour même lorsque c’est possible, puis placez immédiatement les boissons et les préparations dans les glacières avec des pains de glace. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne.
Prévoyez un programme avec des activités courtes de 20 à 30 minutes et une solution de repli si la météo change. Vérifiez les ballons, les enceintes, les batteries externes et les câbles avant de partir.
Arrivez environ 2 heures avant l’accueil des jeunes pour inspecter le terrain, installer tables, couvertures, tentes et buffet, puis tester le son. Placez les poubelles près du buffet et gardez une table libre pour les besoins imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique des jeunes ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les livraisons, les courses et la vérification de la météo.
Quand envoyer les invitations pour un pique-nique des jeunes ?: Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de calculer les quantités et de préparer les activités.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul contenant difficile à déplacer.
Que faire s’il pleut le jour du pique-nique ?: Vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant le rendez-vous. Préparez une solution couverte avec les tentes autorisées par le parc, ou fixez à l’avance un délai de décision d’au moins 12 heures pour reporter ou adapter le programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.