Zo organiseer je een jongerenfestival

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen voordat je programma of promotie vastlegt. Werk daarna het programma uit met muziek en activiteiten, reserveer techniek en meubilair en leg vast wie de begeleiding doet. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen en toestemmingen van minderjarigen. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, weersverwachting, materialen en catering. Zo voorkom je dat geluidsapparatuur, allergeneninformatie of een alternatief bij regen pas op de festivaldag geregeld wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Programma en tijden vastleggen
3 personen
4
Muziek- en activiteitenaanbod kiezen
3 personen
5
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
6
Begeleiders en vrijwilligers benaderen
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
10
Aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toestemmingen voor minderjarigen verzamelen
2 personen
14
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
15
Programma naar deelnemers sturen
16
Weersverwachting controleren
17
Alternatief bij slecht weer klaarzetten
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Verse producten ophalen
2 personen
21
Materialen controleren
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Broodjes en wraps klaarmaken
4 personen
25
Allergenen apart labelen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Laad- en losplek vrijmaken
2 personen
29
Tenten en overkapping opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Activiteitenstations klaarzetten
5 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Veilige looproutes controleren
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Aanwezigheid registreren
3 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Programma toelichten
46
Muziek verzorgen
2 personen
47
Activiteiten begeleiden
6 personen
48
Workshops begeleiden
4 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken uitgeven
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet aanvullen
2 personen
53
Dieetmaaltijden uitgeven
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
57
Toiletten tussentijds controleren
58
Eindprogramma aankondigen
59
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Eten en drinken opruimen
3 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
66
Activiteitenmateriaal inpakken
4 personen
67
Locatie vegen en dweilen
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen tellen en controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjesaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Welkomstbord
Programmapostersaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Frisbeesaantal 6
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbestekaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Labelstiftenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Eerste hulp kit

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de tijden uiterlijk twee weken vooraf vast. Plan naast optredens ook tijd voor ontvangst, pauzes en wissels, zodat activiteiten niet door elkaar lopen.
Regel begeleiding voordat je de aanmeldingen opent. Koppel begeleiders aan de inschrijving en zorg dat op de definitieve deelnemerslijst ook toestemmingen van minderjarigen en dieetwensen staan.
Controleer techniek en stroom minstens één dag vooraf. Test actieve speakers, het mengpaneel en de draadloze microfoons samen; leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar op de plekken waar ze nodig zijn.
Maak de cateringlijst op basis van het werkelijke aantal deelnemers en zet allergenen apart en zichtbaar bij de hapjes, broodjes en wraps. Koel dranken pas nadat je hebt gecontroleerd hoeveel koelboxen beschikbaar zijn.
Neem 48 uur voor aanvang een besluit over het weer. Zet partytenten en een alternatief programma klaar als regen wordt verwacht en stuur de aangepaste informatie direct naar alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jongerenfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en programma. Reserveer materialen en benader begeleiders zodra de locatie vaststaat, omdat techniek en meubilair later mogelijk niet meer beschikbaar zijn.
Wanneer moet je de vergunning voor een jongerenfestival regelen?: Controleer direct na het kiezen van de locatie welke vergunningen en meldingen nodig zijn. Dien aanvragen bij voorkeur 8 weken voor het festival in, zodat er tijd blijft voor aanvullende voorwaarden of een alternatief plan.
Wanneer open je de aanmeldingen voor een jongerenfestival?: Open de aanmeldingen zodra datum, locatie, programma en begeleiding voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit ze uiterlijk 7 dagen voor het festival, zodat je de definitieve deelnemerslijst, catering en toestemmingen kunt verwerken.
Hoe bereid je een jongerenfestival voor bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Zorg dan dat partytenten, een alternatief programma en duidelijke communicatie klaarstaan; wacht niet tot de ochtend zelf met de beslissing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.