Organiser un festival des jeunes, étape par étape

Un festival des jeunes se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par bloquer la date et le lieu, vérifier les autorisations nécessaires et construire un programme avec des horaires réalistes. Ensuite, ouvrez les inscriptions, réunissez les encadrants et réservez le matériel avant que les disponibilités ne diminuent. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, préparer les repas et tester l’organisation prévue en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Consigner le programme et les horaires
3 personnes
4
Choisir l’offre musicale et d’activités
3 personnes
5
Faire les réservations de matériel
2 personnes
6
Contacter les encadrants et les bénévoles
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les autorisations pour les mineurs
2 personnes
14
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
15
Envoyer le programme aux participants
16
Vérifier les prévisions météo
17
Prévoir une alternative en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Vérifier le matériel
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer les sandwiches et les wraps
4 personnes
25
Étiqueter séparément les allergènes
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
29
Monter les tentes et l’auvent
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer les stations d’activités
5 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer la présence
3 personnes
44
Distribuer les bracelets
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Fournir la musique
2 personnes
47
Encadrer les activités
6 personnes
48
Encadrer les ateliers
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Distribuer les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Servir les repas adaptés
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Rassembler les déchets
2 personnes
56
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
58
Annoncer le programme final
59
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
66
Préparer le matériel d'activités
4 personnes
67
Balayer et laver le lieu
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables de buffetqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 8
Couverturesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 12
Décoration de tableqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Frisbeesqté 6
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couverts de chefqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Marqueurs d'étiquetageqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Gardez une trace des déclarations, autorisations et responsables à relancer.
Construisez le programme par tranches de 30 à 60 minutes, en laissant 15 minutes entre deux activités pour les déplacements, les retards et les changements de matériel.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez alors le temps de confirmer les besoins alimentaires, les autorisations parentales et la liste définitive.
Réservez tôt les tentes, tables, chaises et équipements audio. Pour la sonorisation, testez la table de mixage, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture au public.
Préparez les boissons et les aliments la veille lorsque c’est possible, puis récupérez les produits frais le jour même. Étiquetez séparément les allergènes et prévoyez une solution couverte si la météo se dégrade.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival des jeunes ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de sécuriser le lieu, les autorisations, les intervenants, les réservations de matériel et les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival des jeunes ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue et fixez une clôture 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ainsi traiter les demandes alimentaires et récupérer les autorisations nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par postes au moins 2 semaines avant : accueil, activités, repas, circulation et rangement. Prévoyez une personne de renfort pour 10 à 15 jeunes afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Que prévoir en cas de pluie pour un festival des jeunes ?: Décidez d’un plan B au plus tard 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les prévisions. Identifiez les espaces couverts, déplacez les activités sensibles et informez les participants du changement dès que nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.