Zo organiseer je een jongerenavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Open daarna de aanmeldingen en verzamel meteen dieetwensen en contactgegevens. Zodra het aantal deelnemers definitief is, kun je inkopen, spelmaterialen en de ruimte gericht voorbereiden. Plan op de dag zelf eerst de opbouw, test muziek en microfoon en zet daarna pas hapjes, drank en versiering klaar. Zo blijft er tijd over voor de ontvangst en onverwachte problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en activiteiten bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitief aantal deelnemers bepalen
8
Ruimte reserveren
9
Spelmaterialen verzamelen
2 personen
10
Muziek afspeellijst samenstellen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken en koeling controleren
2 personen
14
Contactgegevens vrijwilligers delen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
19
Buffettafels klaarzetten
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Muziek en microfoon testen
2 personen
22
Spelhoeken inrichten
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Broodjesbuffet voorbereiden
4 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Programma openen
2 personen
31
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
32
Groepsactiviteit begeleiden
3 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Eten serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Spelrondes begeleiden
4 personen
38
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
39
Afsluiting verzorgen
2 personen
40
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

41
Eten en dranken opruimen
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
46
Versiering verwijderen
3 personen
47
Ruimte schoonmaken
4 personen
48
Toiletten controleren
49
Gevonden spullen verzamelen
2 personen
50
Materialen terugbrengen
2 personen
51
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
52
Overgebleven eten controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 60

Sportmateriaal

Ballenaantal 4
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor hapjes, bekers, stoelen en spelmaterialen; een voorlopige aanmelding is daarvoor te onzeker.
Maak minstens 2 spelhoeken als jongerenavond meerdere activiteiten bevat. Leg ballen, spelkaarten en gezelschapsspellen per hoek klaar, zodat uitleg en materiaal niet door elkaar raken.
Laat de locatie 60 tot 90 minuten voor de start openen. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer en richt de ontvangsttafel in voordat je de muziek aansluit.
Test geluidsboxen, laptop en microfoon minimaal 30 minuten voor binnenkomst. Leg verlengkabels klaar en controleer het volume op de plek waar de jongeren staan, niet alleen naast de apparatuur.
Zet drank minstens 45 minuten vooraf koud en bereid hapjes in porties voor. Houd herbruikbare bekers, borden, bestek en opscheplepels bij het buffet; die worden vaak pas gemist als de eerste groep al eet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jongerenavond te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voorbereiding. Open de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf en leg het definitieve aantal deelnemers 5 dagen voor de avond vast.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een jongerenavond versturen?: Stuur de uitnodigingen 10 tot 14 dagen vooraf. Geef deelnemers minstens 7 dagen om zich aan te melden, zodat je dieetwensen en contactgegevens op tijd hebt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jongerenavond?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 persoon voor muziek en activiteiten. Bij meer dan 30 deelnemers zijn 3 tot 4 vrijwilligers praktischer, zodat buffet, spelhoeken en toezicht tegelijk geregeld zijn.
Hoe lang duurt de opbouw van een jongerenavond?: Plan 60 tot 90 minuten opbouwtijd. Daarin passen ruimte ventileren, tafels en stoelen plaatsen, spelhoeken inrichten, versiering ophangen en muziek en microfoon testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.