Organiser une soirée des jeunes sans rien oublier

Une soirée des jeunes se prépare d’abord sur papier, puis dans la salle. Commence par fixer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : cela évite de promettre des activités ou une capacité que tu ne peux pas tenir. Après les réponses, ajuste les quantités de nourriture, de boissons, de vaisselle et de matériel de jeu. Le jour même, prévois un temps séparé pour installer l’accueil, les espaces d’activité, le buffet et la sonorisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme et les activités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Déterminer le nombre final de participants
8
Réserver la salle
9
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
10
Composer la playlist musicale
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
14
Partager les coordonnées des bénévoles
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Aérer la salle
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer la table d’accueil
2 personnes
19
Installer les tables de buffet
3 personnes
20
Raccorder le matériel audio
2 personnes
21
Tester la musique et le micro
2 personnes
22
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer le buffet de sandwiches
4 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Ouvrir le programme
2 personnes
31
Animer le jeu de présentation
2 personnes
32
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
33
Ouvrir le buffet
2 personnes
34
Servir les repas
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
37
Animer les manches du jeu
4 personnes
38
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
39
Assurer la clôture
2 personnes
40
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
46
Retirer la décoration
3 personnes
47
Nettoyer l’espace
4 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
50
Rapporter le matériel
2 personnes
51
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
52
Vérifier les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Équipement

Enceintesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Rallongesqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 60

Matériel de sport

Ballonsqté 4
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la capacité de la salle avant d’envoyer les invitations. Une fois les inscriptions ouvertes, note aussi les besoins alimentaires et arrête le nombre final de participants au moins 3 jours avant la soirée.
Découpe le programme en séquences courtes : prévois par exemple 30 à 45 minutes par activité, avec une transition de 10 minutes pour déplacer les jeux ou réorganiser les tables.
Teste les enceintes, le microphone, l’ordinateur et les rallonges avant l’arrivée du groupe. Fais un essai complet de la playlist et du micro au moins 1 heure avant le début.
Organise la salle en zones distinctes : accueil près de l’entrée, buffet sur une table dédiée et jeux dans un espace dégagé. Installe les tables et les chaises avant de suspendre les guirlandes et la décoration.
Mets les boissons au frais dès l’ouverture du lieu et prépare les en-cas juste avant le service. Prévois une table avec gobelets réutilisables, assiettes, couverts et serviettes afin d’éviter les files au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée des jeunes ?: Prévois au minimum 2 à 3 semaines. Fixe la date et le lieu en premier, puis ouvre les inscriptions et garde les 3 derniers jours pour confirmer les participants, les besoins alimentaires et les achats.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour une soirée des jeunes ?: Ferme-les environ 3 jours avant l’événement. Ce délai permet de déterminer le nombre final de participants, d’ajuster les quantités et de préparer les étiquettes nominatives.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Compte ce temps pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, aménager les jeux et tester le son.
Comment prévoir les boissons pour une soirée des jeunes ?: Base-toi sur 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Mets-les au frais dès l’ouverture et vérifie les glacières avant de préparer le buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.