Zo organiseer je een introductieavond zonder chaos

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, het doel van de avond en een programma met duidelijke tijden. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen op één plek bij. Regel uiterlijk een week vooraf de materialen, naamkaartjes en technische controle. Op de avond zelf draait alles om een snelle registratie, een bemande welkomtafel en een korte briefing voor hosts.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma uitwerken
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Hosts instrueren
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Materialen verzamelen
2 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Naambordjes afdrukken
12
Muziek afspeellijst maken
13
Apparatuur opladen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Wegwijzers plaatsen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen

Event

23
Welkomtafel bemannen
2 personen
24
Gasten registreren
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
26
Programma toelichten
27
Kennismakingsactiviteit begeleiden
3 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Dieetvrije hapjes markeren
31
Vereniging presenteren
2 personen
32
Vragen van gasten beantwoorden
2 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Tafels tussendoor opruimen
2 personen
35
Afscheid en vervolginformatie geven
2 personen

Nazorg

36
Overgebleven eten verpakken
2 personen
37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
38
Versiering verwijderen
3 personen
39
Meubilair terugplaatsen
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimtes schoonmaken
3 personen
43
Sleutels en locatie opleveren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kledingrekkenaantal 2
Registratietafel

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveerbestekaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Vazenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
A4-printpapieraantal 100
Plakbandaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de registratie niet als los detail: zet de registratietafel bij de ingang, leg naamkaartjes en pennen klaar en laat minimaal één persoon de eerste 30 minuten gasten ontvangen.
Sluit aanmeldingen ongeveer vijf dagen voor de introductieavond, zodat je aantallen, dieetwensen, hapjes, dranken en zitplaatsen nog kunt aanpassen.
Test geluidsapparatuur, microfoon en draagbare speakers uiterlijk één dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen.
Zet koffie, thee en water vóór de eerste gasten klaar en koel dranken minstens vier uur vooraf. Gebruik aparte serveerschalen en serveerbestek voor hapjes.
Maak het programma tijdvast: reserveer bijvoorbeeld 15 minuten voor binnenkomst, 10 minuten voor welkom en 30 tot 45 minuten voor de inhoudelijke kennismaking. Geef hosts vooraf hun rol en tijdslimiet door.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een introductieavond organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie en het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de avond en sluit de aanmeldingen vijf dagen vooraf.
Hoeveel hosts heb je nodig voor een introductieavond?: Reken op één host per 15 tot 20 gasten, plus één persoon bij de registratietafel tijdens de eerste 30 minuten. Bij grotere groepen heb je daardoor aparte mensen nodig voor ontvangst en begeleiding.
Wanneer maak je de naamkaartjes voor een introductieavond?: Maak de naamkaartjes één tot twee dagen na het sluiten van de aanmeldingen. Houd daarna nog een kleine voorraad lege kaartjes en pennen achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Wanneer test je de techniek voor een introductieavond?: Test speakers en microfoon uiterlijk één dag vooraf en nogmaals 30 minuten voor aanvang. Controleer daarbij niet alleen het geluid, maar ook stroompunten, kabels en de verstaanbaarheid vanaf de achterste stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.