Zo organiseer je een internationale picknick

Begin met de plek, het aantal gasten en de landen of gerechten die centraal staan. Bevestig daarna vergunningen, tafels, stoelen, partytenten en stroom voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en allergieën, want die bepalen hoeveel gerechten en aparte serveerschalen je nodig hebt. Plan houdbare boodschappen eerder dan versproducten en werk op de dag zelf met een duidelijke buffetindeling, koeling en tafelnummers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknickplek reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Datum en locatie bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Landen en gerechten inventariseren
2 personen
8
Vegetarische opties bepalen
2 personen
9
Allergenenlijst opstellen
2 personen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Koelboxen regelen
12
Partytenten regelen
13
Stroomvoorziening controleren
14
Muziek afspeellijst samenstellen
2 personen
15
Spelprogramma samenstellen
2 personen
16
Routebeschrijving maken
17
Parkeerinformatie versturen
18
Definitieve gastenlijst maken
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Houdbare boodschappen doen
3 personen
21
Versproducten bestellen
2 personen
22
Servies controleren
2 personen
23
Spelmateriaal controleren
2 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Tafelnummers maken
2 personen
26
Allergenenkaartjes maken
2 personen
27
Naamkaartjes maken
2 personen
28
Boodschappen ophalen
3 personen
29
Vers fruit wassen
3 personen
30
Groenten snijden
3 personen
31
Salades voorbereiden
3 personen
32
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Desserts portioneren
3 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Transport laden
4 personen
38
Locatie inspecteren
2 personen
39
Tafels opstellen
4 personen
40
Stoelen plaatsen
4 personen
41
Partytenten opbouwen
6 personen
42
Buffettafels inrichten
4 personen
43
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
44
Gerechten labelen
3 personen
45
Decoratie ophangen
3 personen
46
Spelhoek inrichten
3 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Muziek klaarzetten
2 personen
49
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

50
Gasten ontvangen
4 personen
51
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
52
Welkomstdrankjes schenken
3 personen
53
Buffet openen
3 personen
54
Gerechten toelichten
2 personen
55
Buffet aanvullen
4 personen
56
Dranken bijvullen
3 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Spellen begeleiden
3 personen
59
Fotohoek begeleiden
2 personen
60
Avondverlichting inschakelen
2 personen
61
Afscheid en gevonden voorwerpen
3 personen

Nazorg

62
Resterend eten veilig verpakken
4 personen
63
Servies en bestek verzamelen
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
4 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Meubilair afbreken
6 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Koelboxen schoonmaken
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 18
Serveerbestekaantal 18
Scharenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Schenkflessenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 8
Handmegafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggetjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 8
Fotopropsaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Springtouwenaantal 4
Houten spellenaantal 4
Speelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Herbruikbare afvalzakkenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Stoffer en blikaantal 3
Kruimeldievenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknickplek minstens 6 weken vooraf en controleer direct of een vergunning, partytenten of een stroomvoorziening nodig zijn. Zo voorkom je dat je pas in de laatste week ontdekt dat koken, muziek of overkapping niet is toegestaan.
Vraag bij de uitnodiging om land, gerecht, dieetwensen en allergieën. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 dagen vooraf en maak daarna één allergenenlijst; zet vegetarische gerechten en gerechten met mogelijke kruisbesmetting apart.
Verdeel het buffet per land of gerecht en geef elke tafel een nummer. Zet serveerkommen, opscheplepels en een korte ingrediëntenkaart klaar, zodat gasten niet telkens hoeven te vragen wat ergens in zit.
Koel bederfelijke gerechten vanaf het vertrek en gebruik per koelbox voldoende koelelementen. Houd warme dranken in thermoskannen en zet water in waterkannen of schenkflessen op een aparte plek, zodat het buffet overzichtelijk blijft.
Stuur routebeschrijving en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Maak op de opbouwdag eerst tenten, tafels en stoelen klaar, daarna het buffet en pas als laatste decoratie, muziek en spelmateriaal.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een internationale picknick organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunningen en verhuur van tafels, stoelen en partytenten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 dagen voor de picknick.
Hoeveel eten neem je mee voor een internationale picknick?: Reken voor een maaltijd op ongeveer 500 tot 700 gram eten per volwassene, verdeeld over meerdere gerechten. Vraag elke deelnemer vooraf naar het aantal eters en voorkom zo dat één land of gerecht te veel wordt aangeleverd.
Hoe houd je eten koud tijdens een internationale picknick?: Gebruik koelboxen met koelelementen en zet bederfelijke gerechten pas vlak voor het buffet buiten. Werk bij warm weer met meerdere kleine koelboxen en vul het buffet in porties aan, in plaats van alles tegelijk neer te zetten.
Hoe regel je allergieën bij een internationale picknick?: Verzamel allergieën uiterlijk 10 dagen vooraf en maak per gerecht een ingrediënten- en allergenenlijst. Gebruik aparte serveerkommen en opscheplepels voor gerechten met veelvoorkomende allergenen, zodat kruisbesmetting minder snel ontstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.