Organiser un pique-nique international, étape par étape

Un pique-nique international se prépare d’abord comme un repas partagé, puis comme une rencontre en plein air. Commencez par réserver l’aire et vérifier les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à répartir les pays représentés, les plats, les besoins alimentaires et les places assises. Prévoyez enfin une organisation précise pour le froid, le buffet, les jeux, la musique et l’arrivée des invités : ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’aire de pique-nique
2
Vérifier les autorisations
3
Confirmer la date et le lieu
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Inventorier les pays et les plats
2 personnes
8
Définir les options végétariennes
2 personnes
9
Établir la liste des allergènes
2 personnes
10
Réserver des tables et des chaises
11
Prévoir des glacières
12
Organiser les tentes de réception
13
Vérifier l’alimentation électrique
14
Composer la playlist musicale
2 personnes
15
Composer le programme du jeu
2 personnes
16
Rédiger l’itinéraire
17
Envoyer les infos de parking
18
Établir la liste définitive des invités
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
21
Commander des produits frais
2 personnes
22
Vérifier la vaisselle
2 personnes
23
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Créer des numéros de table
2 personnes
26
Créer des cartes d’allergènes
2 personnes
27
Créer des badges nominatifs
2 personnes
28
Récupérer les courses
3 personnes
29
Laver les fruits frais
3 personnes
30
Couper les légumes
3 personnes
31
Préparer les salades
3 personnes
32
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Portionner les desserts
3 personnes
35
Refroidir les boissons
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Charger le transport
4 personnes
38
Inspecter le lieu
2 personnes
39
Installer les tables
4 personnes
40
Installer les chaises
4 personnes
41
Monter les tentes de réception
6 personnes
42
Installer les tables de buffet
4 personnes
43
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
44
Étiqueter les plats
3 personnes
45
Installer la décoration
3 personnes
46
Aménager l’espace jeux
3 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Préparer la musique
2 personnes
49
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

50
Accueillir les invités
4 personnes
51
Distribuer les badges
2 personnes
52
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
53
Ouvrir le buffet
3 personnes
54
Présenter les plats
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Animer les jeux
3 personnes
59
Animer le coin photo
2 personnes
60
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
61
Départ et objets trouvés
3 personnes

Suivi

62
Emballer en toute sécurité les aliments restants
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle et les couverts
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Démonter le mobilier
6 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Nettoyer les glacières
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 20
Saladiers de serviceqté 18
Couverts de serviceqté 18
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bouteilles verseusesqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Lampes rechargeablesqté 8
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de paysqté 60
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 8
Cartes des allergènesqté 30
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 8
Accessoires photoqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 4
Sets de badmintonqté 3
Cordes à sauterqté 4
Jeux en boisqté 4
Cartes à jouerqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelle réutilisablesqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Balayette et pelleqté 3
Ramasse-miettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’aire de pique-nique et vérifiez les autorisations au moins 6 semaines avant la date. Confirmez ensuite le lieu, l’accès, l’électricité disponible et les solutions prévues en cas de pluie.
Dans le formulaire d’inscription, demandez le nombre de participants, les allergies, les régimes alimentaires et le plat envisagé. Arrêtez la liste des pays et des plats 10 jours avant le pique-nique pour éviter les doublons.
Pour les aliments frais, prévoyez des glacières et des pains de glace en nombre suffisant dès l’installation. Séparez les plats contenant des allergènes et affichez leur composition sur chaque table de buffet.
Organisez l’espace en zones distinctes : accueil, buffet, boissons, repas et jeux. Numérotez les tables et préparez l’itinéraire ainsi que les informations de parking au moins 3 jours avant l’événement.
Terminez les achats non périssables plusieurs jours à l’avance et commandez les produits frais selon le nombre définitif d’invités. Vérifiez la vaisselle réutilisable, les couverts de service, les tables, les chaises et les tentes la veille.

Questions fréquentes

Quand réserver un lieu pour un pique-nique international ?: Réservez l’aire au moins 6 semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin de tentes, de tables ou d’une alimentation électrique. Vérifiez les autorisations avant de confirmer la date aux invités.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant le pique-nique. Fixez la date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser les plats, les besoins alimentaires et le plan des tables.
Comment gérer les allergies lors d’un repas international ?: Recueillez les allergies dès l’inscription et établissez une liste définitive au plus tard 10 jours avant l’événement. Étiquetez chaque plat et utilisez des ustensiles de service séparés pour les préparations à risque.
Que préparer la veille d’un pique-nique international ?: La veille, contrôlez la vaisselle, les glacières, les pains de glace, le matériel de jeu et la décoration. Préparez aussi les numéros de table, la liste des invités et les produits non périssables pour limiter les tâches le matin même.

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