Zo organiseer je een inschrijfdag zonder wachtrijen

Een inschrijfdag begint niet bij het neerzetten van tafels, maar bij een werkende aanmeldroute. Stel formulieren en inschrijfsoftware eerst op en test alle gegevensvelden, bevestigingen en de printer. Verwerk aanmeldingen vooraf, alfabetiseer de lijst en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. Op de dag zelf werk je met een duidelijke ontvangstbalie, aparte tafels voor formulieren en naambadges en routebordjes vanaf de ingang. Plan vrijwilligers per tijdsblok, zodat de balie ook tijdens piekmomenten bemand blijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Inschrijfformulieren opstellen
2
Inschrijvingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Bevestigingen versturen
5
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
6
Partytenten reserveren
7
Extra tafels reserveren
8
Inschrijfsoftware testen
9
Aanmeldingen alfabetiseren
2 personen
10
Naambadges voorbereiden
2 personen
11
Routebordjes maken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Inschrijftafels voorbereiden
3 personen
16
Partytenten opbouwen
4 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Inschrijfformulieren klaarleggen
2 personen
19
Naambadges klaarleggen
2 personen
20
Routebordjes ophangen
2 personen
21
Spelmateriaal klaarzetten
3 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
24
Geluid en stroom testen
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Aanmeldingen registreren
3 personen
27
Bezoekers rondleiden
2 personen
28
Kennismakingsactiviteiten begeleiden
4 personen
29
Informatie aan ouders geven
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Avondeten uitserveren
3 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Aanmeldingen afronden
2 personen
36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Eten en drinken opruimen
3 personen
38
Meubilair afbouwen
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Inschrijfgegevens veilig opbergen
2 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Huurmaterialen retourneren
2 personen
46
Aanmeldingen administratief verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiemokkenaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 70
Informatiebordenaantal 6
Routebordjesaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwenaantal 6
Ballenaantal 6
Knutselsetsaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de inschrijfsoftware minstens 3 dagen vooraf met een laptop, printer en een volledig proefinschrijving. Controleer daarna of de bevestiging aankomt en of gegevens correct kunnen worden teruggevonden.
Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een alfabetische deelnemerslijst en leg formulieren, naambadgehouders en informatieborden per onderdeel klaar. Zo zoekt de ontvangstbalie niet tussen losse stapels tijdens de eerste drukte.
Plan de ontvangstbalie met minimaal 2 vrijwilligers tijdens het eerste uur: één controleert de aanmelding en één deelt naambadges uit of beantwoordt vragen. Wissel daarna per blok van 2 uur.
Zet partytenten, tafels en stoelen de avond ervoor of minimaal 2 uur voor opening klaar. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, LED-lampen en mobiele speakers voordat deelnemers arriveren.
Bereid koffie, thee en het lunchbuffet pas nadat dieetwensen zijn verwerkt. Reken per deelnemer op een eigen drinkglas of koffiemok en zet koelboxen en thermoskannen klaar voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een inschrijfdag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met formulieren, software, vrijwilligers en reserveringen van partytenten en tafels. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en catering uiterlijk 2 dagen voor de inschrijfdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een inschrijfdag?: Zet tijdens het eerste uur minimaal 2 vrijwilligers aan de ontvangstbalie en plan daarnaast 1 persoon voor praktische ondersteuning. Bij meer dan 100 deelnemers is een derde baliemedewerker tijdens de piek verstandig.
Wanneer test je de inschrijfsoftware en printer?: Test software, laptop en printer minimaal 3 dagen vooraf met een proefinschrijving. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, internetverbinding, printerpapier en bevestigingsmails.
Hoe richt je een inschrijfbalie in?: Gebruik minimaal 2 tafels: één voor het controleren van inschrijvingen en één voor naambadges en informatie. Plaats routebordjes vanaf de ingang en houd per deelnemer ongeveer 1 minuut verwerkingstijd aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.