Organiser un Jour des inscriptions, étape par étape
Un Jour des inscriptions se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commencez par rédiger les formulaires, tester le logiciel et définir comment traiter les demandes alimentaires. Ensuite, répartissez les bénévoles, préparez les listes alphabétiques, les badges et les panneaux. Le jour même, installez les tentes, tables et postes d’accueil avant l’arrivée du public, puis gardez une personne disponible pour les confirmations et les problèmes d’inscription.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Rédiger les formulaires d'inscription
- 2
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Envoyer les confirmations
- 5
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 6
Réserver des tentes de réception
- 7
Réserver des tables supplémentaires
- 8
Tester le logiciel d’inscription
- 9
Classer les inscriptions par ordre alphabétique
2 personnes
- 10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 11
Créer des panneaux de direction
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 14
Vérifier le matériel
2 personnes
- 15
Préparer les tables d’inscription
3 personnes
- 16
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Préparer les formulaires d'inscription
2 personnes
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
- 21
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
- 24
Tester le son et l’alimentation électrique
2 personnes
Événement
- 25
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 26
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
- 27
Guider les visiteurs
2 personnes
- 28
Animer les activités de rencontre
4 personnes
- 29
Donner des informations aux parents
2 personnes
- 30
Servir le café et le thé
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 33
Servir le dîner
3 personnes
- 34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 35
Finaliser les inscriptions
2 personnes
- 36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 37
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 38
Démonter le mobilier
4 personnes
- 39
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 40
Faire la vaisselle
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 43
Ranger les données d’inscription en toute sécurité
2 personnes
- 44
Rapporter le matériel
2 personnes
- 45
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 46
Traiter administrativement les inscriptions
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceintes mobilesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 80
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 4
- Glacièresqté 4
Décoration
- Supports de badges nominatifsqté 70
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux d’orientationqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
Matériel de sport
- Cônesqté 20
- Cordesqté 6
- Ballonsqté 6
- Kits de bricolageqté 40
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Testez le logiciel d’inscription au moins 7 jours avant l’événement, avec plusieurs inscriptions fictives et une impression complète des listes.
- Prévoyez un poste informatique de secours, une imprimante, des rallonges et des multiprises : une panne électrique ou une liste mal imprimée peut bloquer tout l’accueil.
- Classez les inscriptions par ordre alphabétique avant de préparer les badges nominatifs. Gardez une petite réserve de supports vierges pour les corrections de dernière minute.
- Installez les panneaux d’orientation avant de monter le buffet et les espaces de jeu. Les visiteurs doivent trouver l’accueil, les toilettes et les tentes sans demander leur chemin.
- Préparez le café, le thé et le déjeuner après l’installation des tables, mais mettez les boissons au frais dès la veille. Confirmez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant.
Questions fréquentes
- Quand préparer les formulaires d’inscription ?
- Préparez une première version au moins 3 semaines avant le Jour des inscriptions. Testez-la avec 5 à 10 inscriptions fictives, puis laissez quelques jours pour corriger les champs ambigus.
- Combien de bénévoles faut-il pour l’accueil ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 personnes attendues pendant les périodes de pointe. Ajoutez une personne distincte pour les problèmes de logiciel, les badges et les demandes particulières.
- Quand envoyer les confirmations d’inscription ?
- Envoyez une confirmation dans les 48 heures suivant chaque inscription. Faites un dernier envoi 3 à 5 jours avant l’événement avec l’horaire, les informations pratiques et les éventuelles consignes alimentaires.
- À quelle heure installer les tentes et les tables ?
- Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture de l’accueil. Gardez les 30 dernières minutes pour tester le son, l’alimentation électrique, les ordinateurs, l’imprimante et les panneaux.
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