Een hondensportwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de boodschappen, maar met het wedstrijdreglement, de locatie en de inschrijving. Zodra de deelnemers bekend zijn, kun je startnummers, startlijsten, jury en vrijwilligers logisch indelen. Daarna richt je het terrein in met een duidelijke route voor honden, handlers, jury en publiek. In de laatste week controleer je materiaal, stroom, catering, parkeren en de weersverwachting. Zo voorkom je dat een ontbrekend formulier of een onduidelijke ring op de wedstrijddag alles vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Inschrijvingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Startnummers toewijzen
2 personen
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Startlijsten opstellen
2 personen
9
Juryleden bevestigen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Reservering locatie bevestigen
12
Reservering materiaal bevestigen
13
Parkeerindeling maken
14
Plattegrond wedstrijdterrein maken
2 personen
15
Weersvoorspelling controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Prijzengeld en prijzen bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
21
Startnummers en formulieren sorteren
2 personen
22
Prijzen verpakken
2 personen
23
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
24
Terrein controleren
3 personen
25
Parkeerborden plaatsen
2 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Wedstrijdring uitzetten
4 personen
29
Hindernissen opbouwen
5 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Omroepset testen
2 personen
36
Startnummers uitstallen
2 personen
37
Scoresheets klaarleggen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Jurybriefing houden
4 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Honden en begeleiders registreren
3 personen
45
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
46
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
47
Startvolgorde omroepen
48
Scoresheets verwerken
3 personen
49
Deelnemers naar de ring begeleiden
2 personen
50
Catering serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Wedstrijdterrein schoonhouden
2 personen
55
Hondenwater aanvullen
2 personen
56
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
57
Einduitslagen bekendmaken
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Wedstrijdmateriaal afbreken
6 personen
60
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
61
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
62
Cateringresten opruimen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Afval afvoeren
3 personen
65
Locatie opleveren
2 personen
66
Materiaal inventariseren
2 personen
67
Geleend materiaal retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
69
Uitslagen digitaal versturen
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Jurytafel
Inschrijftafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdhindernissenaantal 20
Ringafzetting
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 80
Hondenwaterbakkenaantal 12
Wateremmersaantal 8
Poepzakdispensersaantal 6
Poepzakrollenaantal 24
Scorebordenaantal 3
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Fluitjesaantal 4
Clipboardmappenaantal 8
Kegelsaantal 20
Beloningszakjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Laptopsaantal 2
Printer
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het wedstrijdreglement voordat je inschrijvingen opent. Vermeld onderdelen, sluitingsdatum, starttijd, toegestane honden en de manier waarop deelnemers hun startinformatie ontvangen.
Plan de inschrijving in twee stappen: verwerk eerst alle aanmeldingen en verzamel daarna dieetwensen, contactgegevens en eventuele bijzonderheden. Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Maak de startindeling pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Wijs startnummers toe, druk de deelnemerslijst af en leg formulieren per onderdeel of ring klaar in aparte clipboardmappen.
Bevestig juryleden en deel vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf in. Geef per post een beginuur en verantwoordelijke, bijvoorbeeld voor inschrijving, parkeren, ringafzetting, scoreverwerking en terreincontrole.
Teken de plattegrond met wedstrijdterrein, parkeren, jurytafel, inschrijftafel, wachtruimte en waterpunten. Controleer 1 dag vooraf wedstrijdhindernissen, ringafzetting, omroepinstallatie, stroomhaspels en poepzakdispensers op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hondensportwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, reglement en jury. Open de inschrijving daarna en plan de definitieve startlijsten, vrijwilligers en materiaalcontrole in de laatste 2 weken.
Wanneer open je de inschrijving voor een hondensportwedstrijd?: Open de inschrijving nadat het reglement, de locatie en de wedstrijdonderdelen vaststaan. Houd de inschrijving bijvoorbeeld 3 tot 6 weken open, zodat je daarna nog tijd hebt voor startnummers en startlijsten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een hondensportwedstrijd?: Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 6 tot 10 vrijwilligers naast de jury: voor inschrijving, parkeren, ring, scoreverwerking, omroep en terreincontrole. Bij meerdere ringen heb je per extra ring minstens 2 extra mensen nodig.
Wat moet je de deelnemers voor de wedstrijddag sturen?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, startnummer, startlijst, parkeerindeling, plattegrond, wedstrijdregels en praktische informatie over water, honden en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.