Zo organiseer je een hockeytoernooi zonder chaos

Begin met de datum, beschikbare hockeyvelden en kleedkamers; pas daarna kun je teams en wedstrijden goed plannen. Leg scheidsrechters, EHBO en de toernooiregels vroeg vast, want die onderdelen zijn op de dag zelf niet meer eenvoudig te vervangen. Open vervolgens de inschrijving, verzamel team- en dieetgegevens en maak het wedstrijdschema. In de laatste week draait alles om duidelijke informatie, geprinte formulieren en een draaiboek dat vrijwilligers en wedstrijdleiding direct kunnen gebruiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Hockeyvelden reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
5
EHBO-bezetting vastleggen
6
Toernooiregels opstellen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Teams uitnodigen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Teamgegevens controleren
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Routebeschrijving versturen
15
Parkeerinformatie versturen
16
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Wedstrijdkaarten afdrukken
19
Scoreformulieren afdrukken
20
Teamindeling afdrukken
21
Pijlen en borden maken
2 personen
22
Prijslijsten maken
23
Medailles en bekers bestellen
24
Catering bestellen
25
Muziek afspeellijst maken
26
Weersverwachting controleren
27
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Prijzen klaarzetten
31
Teamontvangst voorbereiden
2 personen
32
Terrein openen
2 personen
33
Tenten opzetten
4 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
36
Doelen plaatsen
4 personen
37
Ballen en hesjes klaarleggen
2 personen
38
Scoretafels inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
EHBO-tafel inrichten
2 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Inschrijftafel inrichten
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

46
Scheidsrechters ontvangen
2 personen
47
Teams registreren
3 personen
48
Wedstrijdschema uitdelen
2 personen
49
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
50
Wedstrijden begeleiden
6 personen
51
Scores registreren
2 personen
52
Wedstrijdfluitjes uitdelen
53
Uitslagen ophangen
54
Catering serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee schenken
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
59
EHBO verzorgen
2 personen
60
Muziek bedienen
61
Pauzes omroepen
62
Finalisten bekendmaken
63
Finale begeleiden
4 personen
64
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
65
Teams uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
67
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
68
Catering opruimen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Scoreformulieren archiveren
75
Uitslagen publiceren
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Koelboxen reinigen
2 personen
78
Servies afwassen
2 personen
79
Restanten opslaan
2 personen
80
Locatie eindinspecteren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 30
Hockeysticks reserveaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Veldmarkeerschijvenaantal 20
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Reserve-nettenaantal 2
Scheidsrechterskaartenaantal 12
Medaillesaantal 30
Toernooibekersaantal 3
Fairplayprijs

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
EHBO-koffer
Koelzakkenaantal 6
Thermometersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Catering

Chafing dishesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Podiumlintaantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Tips

Reserveer velden, kleedkamers en scheidsrechters minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer meteen hoeveel velden beschikbaar zijn en hoeveel wedstrijden per veld haalbaar zijn.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je de inschrijvingen hebt gecontroleerd. Houd per wedstrijd rekening met wisseltijd, veldwissels en minimaal 5 minuten speling voor uitloop.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet route, parkeren, kleedkamers, aanvangstijd, toernooiregels en het verzoek om dieetwensen in één bericht.
Regel de wedstrijddag op papier: druk het draaiboek, de wedstrijdkaarten, scoreformulieren en teamindeling af. Neem minstens één reserve-exemplaar per wedstrijdtafel mee, zodat een kwijtgeraakt formulier het programma niet stillegt.
Test de praktische opstelling de dag ervoor of minimaal 2 uur voor de eerste wedstrijd. Controleer scoreborden, stopwatches, geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels, hockeydoelen en reserve-netten; juist deze spullen worden vaak pas gemist wanneer teams al klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden, kleedkamers, scheidsrechters en EHBO. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor het toernooi en sluit die uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je het schema kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een hockeytoernooi?: Plan voor een toernooidag minimaal 2 uur opbouw vóór de eerste wedstrijd. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor afbouw; bij meerdere velden, tenten en catering kan dat langer duren.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Maak het definitieve schema 7 tot 10 dagen vooraf, nadat alle teamgegevens zijn gecontroleerd. Stuur de deelnemersbevestiging en het schema uiterlijk 7 dagen voor de start naar de teams.
Wat moet je regelen voor de wedstrijddag van een hockeytoernooi?: Regel naast velden en scheidsrechters ook EHBO, vrijwilligers, bewegwijzering, catering, scoreformulieren en reserve-sportmateriaal. Controleer alles uiterlijk 2 uur voor aanvang en wijs per veld een verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.