Organiser un tournoi de hockey sans perdre le fil

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : réserver les terrains, confirmer les équipes, puis construire le planning des matchs. Les points qui posent le plus souvent problème sont les vestiaires, les arbitres, les secours et le suivi des inscriptions. Prévoyez aussi les documents nécessaires le jour J : feuilles de score, répartition des équipes, règles et déroulé imprimés. Cette méthode vous aide à garder du temps pour l’accueil, la restauration et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de hockey
3
Réserver les vestiaires
4
Finaliser les arbitres
5
Assurer la présence des secours
6
Établir les règles du tournoi
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Inviter les équipes
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les coordonnées de l'équipe
13
Envoyer la confirmation aux participants
14
Envoyer les indications d'accès
15
Envoyer les infos de parking
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Imprimer les cartes du concours
19
Imprimer les feuilles de score
20
Imprimer la répartition des équipes
21
Faire les flèches et les panneaux
2 personnes
22
Créer les listes de prix
23
Commander des médailles et des coupes
24
Commander le catering
25
Créer la playlist musicale
26
Vérifier les prévisions météo
27
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Préparer les prix
31
Préparer l'accueil de l'équipe
2 personnes
32
Ouvrir le site
2 personnes
33
Monter les tentes
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les aires de compétition
4 personnes
36
Installer les buts
4 personnes
37
Préparer les balles et les chasubles
2 personnes
38
Installer les tables de score
2 personnes
39
Installer le système de sonorisation
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
43
Installer la signalisation
2 personnes
44
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

46
Accueillir les arbitres
2 personnes
47
Enregistrer les équipes
3 personnes
48
Distribuer le programme de la compétition
2 personnes
49
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
50
Encadrer les matchs
6 personnes
51
Enregistrer les scores
2 personnes
52
Distribuer les sifflets de match
53
Afficher les résultats
54
Servir le service traiteur
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Assurer les premiers secours
2 personnes
60
Gérer la musique
61
Annoncer les pauses
62
Annoncer les finalistes
63
Encadrer la finale
4 personnes
64
Assurer la remise des prix
3 personnes
65
Dire au revoir aux équipes
2 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
67
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Archiver les feuilles de score
75
Publier les résultats
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Nettoyer les glacières
2 personnes
78
Faire la vaisselle
2 personnes
79
Ranger les restes
2 personnes
80
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 30
Crosses de hockey de rechangeqté 12
Chasubles d’entraînementqté 40
Cônesqté 40
Disques de marquage au solqté 20
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Filets de réserveqté 2
Cartons d’arbitreqté 12
Médaillesqté 30
Coupes du tournoiqté 3
Prix du fair-play

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Trousse de premiers secours
Sacs isothermesqté 6
Thermomètresqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets à caféqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 20
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 30

Catering

Bains-marieqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 6
Filtres à caféqté 100
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 8
Nappesqté 10
Ruban de scèneqté 2
Panneaux de directionqté 12
Panneau de table des prix

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Conseils

Commencez par les terrains et les vestiaires : réservez-les avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifiez les horaires d’accès et de libération des lieux. Sans vestiaires disponibles, l’accueil des équipes devient vite désordonné.
Fixez les règles avant de publier le formulaire d’inscription. Précisez notamment le format des matchs, les horaires, les conditions de participation et la date limite, afin d’éviter de modifier le planning après confirmation.
Construisez le planning seulement après avoir traité les inscriptions et vérifié les coordonnées de chaque équipe. Envoyez la confirmation, les indications d’accès et les informations de parking au moins 7 jours avant le tournoi.
Attribuez les bénévoles à des postes précis : accueil, vestiaires, feuilles de score, orientation et restauration. Prévoyez une personne de remplacement par zone pour les pauses et les absences de dernière minute.
Contrôlez le matériel sportif et technique la veille : buts, balles, crosses de rechange, sifflets, chronomètres, panneaux de score, sonorisation et batteries. Gardez les documents imprimés dans plusieurs pochettes, avec une copie du déroulé et des feuilles de score pour chaque terrain.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour réserver les terrains, les vestiaires, les arbitres et les secours. Un délai de 10 à 12 semaines laisse davantage de marge pour les inscriptions, le catering et les commandes de médailles et de coupes.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de hockey ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant le tournoi, une fois les règles et les créneaux principaux définis. Fixez la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement pour avoir le temps de construire le planning.
Quand envoyer les informations aux équipes participantes ?: Envoyez une première confirmation dès que l’inscription est validée, puis les accès, le parking et le planning final au moins 7 jours avant le tournoi. Renvoyez les horaires importants 24 heures avant si des changements sont possibles.
Combien de bénévoles prévoir pour un tournoi de hockey ?: Pour un tournoi avec plusieurs terrains, prévoyez au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 référent par terrain et 1 personne pour les vestiaires et l’orientation. Ajoutez 2 remplaçants pour couvrir les pauses et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.