Zo organiseer je een heuvelfietstocht

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen, meldingen, verkeerssituaties en het maximumaantal deelnemers. Werk vervolgens de inschrijving en veiligheidsorganisatie uit, met noodcontacten, EHBO, fietspechhulp, verkeersregelaars en een bezemwagen. Proefrij de route opnieuw voordat je routeborden en deelnemersinformatie definitief maakt. Reserveer materiaal en catering niet pas in de laatste week.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verkeerssituatie op route controleren
2 personen
5
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten registreren
11
Routebestanden controleren
2 personen
12
Route digitaal delen
13
Fietspechprocedure opstellen
2 personen
14
EHBO-procedure opstellen
2 personen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Verkeersregelaars inplannen
17
Bezemwagen inplannen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Startnummers ontwerpen
20
Routeborden ontwerpen
21
Startnummers afdrukken
2 personen
22
Routeborden afdrukken
2 personen
23
Route opnieuw proefrijden
2 personen
24
Alternatieve route vastleggen
2 personen
25
Deelnemersinformatie versturen
26
Weersverwachting controleren
27
Deelnemerslijst afdrukken
28
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen

Event

31
Start- en finishlocatie openen
2 personen
32
Terrein en parkeerplaats controleren
2 personen
33
Startboog en bewegwijzering plaatsen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Fietsparkeerplaats inrichten
3 personen
38
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
39
Verzorgingspost inrichten
3 personen
40
Routepijlen en lint controleren
4 personen
41
Startnummers klaarleggen
2 personen
42
Koffie en thee bereiden
2 personen
43
Water- en sportdrankpunt vullen
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Fietsen technisch controleren
3 personen
48
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
49
Deelnemers laten vertrekken
4 personen
50
Routepost bemannen
3 personen
51
Verzorgingspost bevoorraden
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
55
Fietspech onderweg ondersteunen
2 personen
56
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
57
Finishmaaltijd serveren
4 personen
58
Routeborden ophalen
4 personen
59
Verloren voorwerpen verzamelen
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval inzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Fietsmateriaal schoonmaken
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Voorraad controleren
69
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Fietsklemmenaantal 50
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Routepijlenaantal 80
Afzetlintaantal 6
Routebordenaantal 40
Startboog
Startnummersaantal 60
Veiligheidsspeldenaantal 120
Fietsreparatiestandaard
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsverlichtingaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Waterjerrycansaantal 6
Drinkbekersaantal 150
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Pijlen voor parkeerrouteaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele maanden vooraf de route, start- en finishlocatie en deelnemerslimiet vast. Controleer meteen of vergunningen of meldingen nodig zijn en noteer wie daarvoor verantwoordelijk is.
Maak de inschrijving compleet met dieetwensen en een noodcontact per deelnemer. Sluit de deelnemerslijst bijvoorbeeld 7 dagen voor de tocht, zodat catering, startnummers en veiligheidsbezetting nog kunnen worden aangepast.
Plan de veiligheidsorganisatie per routegedeelte: verkeersregelaars, EHBO en de bezemwagen moeten weten waar ze staan en hoe ze elkaar bereiken. Gebruik portofoons en powerbanks op plekken waar mobiel bereik onzeker is.
Proefrij de volledige route kort voor de tocht opnieuw. Controleer routepijlen, routeborden, afzettingen en lastige afdalingen en leg voor wegwerkzaamheden of slecht weer één alternatieve route vast.
Maak start en finish weerbestendig en praktisch: zet partytenten, tafels, afvalbakken, koffiezetapparaten, waterjerrycans en drinkbekers klaar. Leg bij de fietspechpost naast pompen en reparatiesets ook reservebinnenbanden en een fietsreparatiestandaard klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een heuvelfietstocht organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Plan de proefrit en definitieve deelnemersinformatie in de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een heuvelfietstocht?: Maak per bemande verkeerspost minimaal één vrijwilliger vrij en plan daarnaast mensen voor inschrijving, EHBO, fietspechhulp en de bezemwagen. Tel de posten op de route en voeg minstens 2 reservevrijwilligers toe.
Wanneer moet je de route van een heuvelfietstocht controleren?: Controleer de route bij het vastleggen en proefrij de volledige route opnieuw uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Controleer daarna nog één keer de routeborden en pijlen op de dag zelf.
Wat regel je voor fietspech tijdens een heuvelfietstocht?: Leg vooraf een pechprocedure vast met één bereikbaar contact en spreek af waar de bezemwagen deelnemers oppikt. Neem per reparatiepost een fietspompset, reparatiesets, reservebinnenbanden en een fietsreparatiestandaard mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.