Mountainbiketour organisieren: So planst du die Tour

Eine Mountainbiketour steht und fällt mit einer belastbaren Route und klaren Abläufen. Lege zuerst Datum, Strecke, Start und Ziel fest, bevor du Anmeldungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Teilnehmerlimit, Notfallkontakte und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Pannenhilfe, Erste Hilfe und eine Alternativroute ein – genau diese Punkte fehlen häufig noch wenige Tage vor dem Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Verkehrslage auf der Route prüfen
2 Personen
5
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Notfallkontakte erfassen
11
Routendateien prüfen
2 Personen
12
Route digital teilen
13
Pannenhilfeverfahren für Fahrräder erstellen
2 Personen
14
Erste-Hilfe-Prozedur erstellen
2 Personen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Verkehrsregelungskräfte einplanen
17
Begleitfahrzeug einplanen
18
Catering bestellen
2 Personen
19
Startnummern entwerfen
20
Wegweiser entwerfen
21
Startnummern drucken
2 Personen
22
Wegweiser ausdrucken
2 Personen
23
Strecke erneut probeweise abfahren
2 Personen
24
Alternative Route festlegen
2 Personen
25
Teilnehmerinformationen versenden
26
Wettervorhersage prüfen
27
Teilnehmerliste ausdrucken
28
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

31
Start- und Zielort öffnen
2 Personen
32
Gelände und Parkplatz prüfen
2 Personen
33
Startbogen und Beschilderung anbringen
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
37
Fahrradparkplatz einrichten
3 Personen
38
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
39
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
40
Routenpfeile und Absperrband prüfen
4 Personen
41
Startnummern bereitlegen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Wasser- und Sportgetränkepunkt auffüllen
2 Personen
44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
46
Startnummern ausgeben
2 Personen
47
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
48
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
49
Teilnehmer abreisen lassen
4 Personen
50
Routeposten besetzen
3 Personen
51
Versorgungsstation auffüllen
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Eintreffende Radfahrer registrieren
2 Personen
55
Pannenhilfe für Fahrräder unterwegs leisten
2 Personen
56
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
57
Zielmahlzeit servieren
4 Personen
58
Wegweiser abholen
4 Personen
59
Fundsachen sammeln
60
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Müll einsammeln
3 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Partyzelte abbauen
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Fahrradausrüstung reinigen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Bestand prüfen
69
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
FahrradständerAnz. 50
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 80
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 40
Startbogen
StartnummernAnz. 60
SicherheitsnadelnAnz. 120
Fahrradreparaturständer
FahrradpumpenAnz. 3
ReparatursetsAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
FahrradbeleuchtungAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WasserkanisterAnz. 6
TrinkbecherAnz. 150
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
AusgießkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
Schilder für die ParkrouteAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die Strecke mindestens einmal probeweise ab und prüfe dabei Steigungen, schwierige Passagen und mögliche Sperrungen. Lege für kritische Abschnitte eine alternative Route fest.
Setze das Teilnehmerlimit erst fest, wenn Start- und Zielort, Helfer und Begleitfahrzeug geklärt sind. Bei jeder Anmeldung solltest du außerdem einen Notfallkontakt und Ernährungswünsche erfassen.
Verschicke die Routendatei zusammen mit den Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Tour. Ergänze Treffpunkt, Startzeit, Verhalten bei Pannen und eine Telefonnummer für den Tourtag.
Ordne die Pannenhilfe vorab zu: Für längere Strecken brauchst du mindestens eine Person mit Reparaturset, Ersatzschläuchen und Fahrradpumpe sowie ein festgelegtes Verfahren für den Rücktransport.
Plane den Aufbau rückwärts vom Startzeitpunkt. Startnummern, Wegweiser, Absperrband, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Koffer und Wasser sollten spätestens 60 Minuten vor dem ersten Start bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mountainbiketour organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Für Genehmigungen, Meldungen und die Suche nach freiwilligen Helfern solltest du zusätzliche Zeit einplanen.
Wie viele Teilnehmer sind bei einer Mountainbiketour sinnvoll?: Das hängt von Strecke, Helfern und Sicherheitskonzept ab. Lege das Limit fest, sobald du weißt, wie viele Gruppen, Verkehrsregelungskräfte und Personen für Erste Hilfe und Pannenhilfe verfügbar sind.
Was muss man den Teilnehmern vor einer Mountainbiketour schicken?: Sende spätestens 7 Tage vorher die Routendatei, Treffpunkt, Startzeit, Streckenhinweise und das Pannenhilfeverfahren. Weise außerdem auf benötigte Fahrradbeleuchtung und die Notfallnummer für den Tourtag hin.
Wie plant man die Verpflegung für eine Mountainbiketour?: Plane Wasser an Start, Ziel und längeren Pausen ein und bestelle das Catering nach der finalen Teilnehmerzahl. Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und bestätige die Menge spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour.

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