Zo organiseer je een herfstfietstocht

Begin niet met de boodschappen, maar met de route en de startlocatie. Leg eerst de afstand, rustpunten en begeleiding vast en fiets de route zelf na voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en praktische informatie. In de laatste week controleer je het weer, de routeborden en alle fietsen en helmen. Op de dag zelf draait het vooral om een vroeg opgebouwde start, warme drank en voldoende ondersteuning onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Routevoorstel maken
2 personen
3
Route digitaal uitwerken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
8
Route vooraf fietsen
2 personen
9
Rustpunten vastleggen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Route-informatie versturen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Routeborden controleren
2 personen
15
Fietsen en helmen controleren
2 personen
16
Maaltijd voorbereiden
3 personen
17
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Fietsenstalling inrichten
2 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Routeborden plaatsen
4 personen
24
Rustpunten bevoorraden
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Startinstructies geven
2 personen
31
Fietsgroepen begeleiden
4 personen
32
Rustpunten bemannen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Maaltijd serveren
4 personen
36
Fietsenstalling bewaken
37
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Routeborden ophalen
4 personen
39
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
40
Voedsel veilig opbergen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Materialen drogen en opbergen
2 personen
45
Overgebleven boodschappen sorteren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangen en opscheplepelsaantal 8
Afsluitbare voedselbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Afzetkegelsaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Spanbandenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2

Decoratie

Herfstvlaggetjesaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezems en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk één week vooraf en noteer per rustpunt de afstand, verwachte aankomsttijd en plek voor een koelbox of bevoorrading. Zo ontdek je omleidingen en gladde of slecht verlichte stukken voordat de groep vertrekt.
Plan de communicatie in twee momenten: stuur de uitnodiging zodra route en startlocatie vaststaan en verstuur de definitieve route-informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen en het verwachte aantal deelnemers.
Deel vrijwilligers niet alleen in voor de start, maar ook voor rustpunten, routeborden en fietsproblemen. Reken bij een grotere groep op minstens één herkenbare begeleider per rustpunt en houd fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden bij de hand.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor vertrek. Leg bij koud of nat weer partytenten, LED-lantaarns, reflecterende hesjes en warme koffie of thee klaar; verlichting moet vóór het donker worden werken.
Bouw de startlocatie minimaal 2 uur voor vertrek op. Zet tafels en stoelen klaar, richt de fietsenstalling in, plaats routepijlen en afzetkegels en controleer verlenghaspels en stekkerdozen voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herfstfietstocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de startlocatie, route en uitnodigingen. Reserveer de locatie en rustpunten eerst; verwerk daarna aanmeldingen en deel vrijwilligers in.
Hoeveel rustpunten plan je voor een herfstfietstocht?: Plan meestal één rustpunt per 15 tot 20 kilometer en houd bij een tocht van 40 kilometer dus 2 rustpunten aan. Controleer vooraf of elk punt bereikbaar is, beschutting biedt en bevoorrading aankan.
Wanneer stuur je de route-informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve route-informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld de starttijd, startlocatie, afstand, rustpunten, verwachte duur en wat deelnemers bij slecht weer moeten meenemen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de startlocatie op te bouwen?: Reserveer minstens 2 uur voor partytenten, tafels, stoelen, fietsenstalling, verlichting en routeborden. Zet koffie en thee pas daarna klaar, zodat warme dranken niet te vroeg afkoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.