Zo organiseer je een herfstfeest zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en een realistische gastenlijst. Daarna leg je de volgorde vast: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, programma en vrijwilligers regelen en reserveringen bevestigen. Plan de boodschappen en leveringen pas definitief zodra je weet hoeveel mensen komen. Op de dag zelf draait het om warmte, stroom en een korte opbouwroute: terrein inspecteren, tenten plaatsen, tafels en stoelen zetten en eten en drinken op tijd klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma bekendmaken
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Weersverwachting controleren
10
Leveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Voorraad controleren
2 personen
14
Houdbare producten opslaan
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Soep voorbereiden
2 personen
18
Allergenen labelen
2 personen
19
Kleding en materialen klaarleggen
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Stroompunten controleren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Buffet opbouwen
3 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Drankpunt inrichten
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Herfsttafels decoreren
3 personen
32
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
33
Geluid testen
2 personen
34
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
35
Naamstickers klaarleggen
36
Informatietafel inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
39
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen

Event

40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Programma toelichten
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Gebak en hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Kinderspellen begeleiden
3 personen
47
Herfstknutseltafel begeleiden
2 personen
48
Fotopunt begeleiden
49
Muziek verzorgen
50
Soep en brood serveren
3 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Tafels afruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten bijvullen
57
Licht en geluid controleren
58
Laatste ronde aankondigen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Eten veilig opbergen
2 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Verlichting afbreken
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Terrein afvalvrij maken
3 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Klaptafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 60
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Soepkommenlepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Warmhoudschalenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Herfstbladerenaantal 10
Pompoenenaantal 20
Sierkalebassenaantal 15
Strobalenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Glazen windlichtenaantal 12
Kunstbladerenaantal 6
Plakbandaantal 4
Touwrollenaantal 3

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Blikwerpset
Kruiwagensaantal 2
Knutseltafelsaantal 2
Knutselbakkenaantal 6
Fotoframe

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en vraag om een uiterste aanmelddatum. Houd dieetwensen apart bij, zodat je allergenen vóór het bereiden kunt labelen en niet pas tijdens het buffet hoeft te zoeken.
Maak het programma uiterlijk 1 week vooraf bekend en deel vrijwilligers in per tijdsblok. Plan minstens 2 mensen voor de opbouw en wijs één persoon aan voor leveringen en reserveringen.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Bij buitengebruik moeten partytenten, tafels, stoelen en verlichting of geluidsapparatuur zo worden geplaatst dat doorgangen en stroompunten vrij blijven.
Zet dranken pas op het juiste moment koud en bereid soep en hapjes volgens een tijdschema. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf of er genoeg glazen, mokken, soepkommen en besteksets zijn.
Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor de terreininspectie en stroomcontrole, daarna voor tenten, tafels en stoelen; leg servies, opscheplepels, serveertangen en warmhoudmaterialen pas als laatste klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herfstfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 2 weken voor het feest, zodat boodschappen, reserveringen en vrijwilligersindeling nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een herfstfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de rest van de avond hangt de hoeveelheid af van de totale duur, maar houd naast koude dranken ook voldoende warme opties en extra water achter de hand.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een herfstfeest?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Gebruik die momenten om de opstelling met partytenten, tafels en stoelen aan te passen en leveringen of reserveringen tijdig te bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een herfstfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Reserveer ongeveer 30 minuten voor terrein en stroom, 45 minuten voor tenten, tafels en stoelen en de resterende tijd voor buffet, dranken, servies, geluidsapparatuur en een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.