Organiser une fête d’automne, étape par étape

Une fête d’automne se prépare surtout en sécurisant la date, le lieu et les besoins des invités avant de penser aux achats. Commence par les invitations et les inscriptions, puis fixe le programme, les réservations et la répartition des bénévoles. La météo, les boissons à rafraîchir et le service d’une soupe chaude demandent une vérification spécifique quelques jours avant. Le jour venu, avance dans l’ordre : ouvrir et inspecter le site, installer les tentes, les tables et les chaises, puis organiser le buffet et les points d’alimentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Annoncer le programme
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer les livraisons
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les stocks
2 personnes
14
Stocker les produits longue conservation
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Préparer la soupe
2 personnes
18
Étiqueter les allergènes
2 personnes
19
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Inspecter le site
2 personnes
22
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Monter le buffet
3 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Installer le point boissons
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Décorer les tables d’automne
3 personnes
32
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
33
Tester le son
2 personnes
34
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
35
Préparer les étiquettes nominatives
36
Aménager le stand d’information
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
39
Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Présenter le programme
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir les pâtisseries et les en-cas
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
47
Animer l’atelier de bricolage d’automne
2 personnes
48
Encadrer le photobooth
49
Fournir la musique
50
Servir la soupe et le pain
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Dégager les tables
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Réapprovisionner les toilettes
57
Vérifier la lumière et le son
58
Annoncer le dernier tour
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Débarrasser le site des déchets
3 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table pliante
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Cuillères à soupeqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Plats de maintien au chaudqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 10
Courgesqté 20
Courges décorativesqté 15
Balles de pailleqté 6
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 8
Photophores en verreqté 12
Feuilles artificiellesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Rouleaux de cordeqté 3

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeu de lancer de boîtes
Brouettesqté 2
Tables de loisirs créatifsqté 2
Bacs de bricolageqté 6
Cadre photo

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la fête. Prévois ensuite une liste séparée pour les allergies et les régimes particuliers.
Vérifie les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Une fête d’automne nécessite souvent des tentes de réception, des porte-manteaux et un plan pour garder les zones de repas au sec.
Confirme les livraisons et les réservations 48 heures avant. C’est le moment de contrôler les tables, les chaises, les machines à café, les marmites à soupe et les rallonges, plutôt que le matin même.
Achète les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance, mais garde les boissons au frais seulement la veille. Prépare les en-cas et la soupe selon le nombre final d’inscrits, avec une marge d’environ 10 %.
Le jour de la fête, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Teste les points d’alimentation et le matériel audio avant d’installer le buffet, puis étiquette les allergènes avant le début du service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’automne ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations et les inscriptions prennent la première semaine, tandis que les réservations, les bénévoles et les besoins alimentaires doivent être finalisés au moins 7 jours avant.
Quand faut-il vérifier la météo pour une fête d’automne ?: Consulte-la une première fois 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille et le matin même. Cette échéance laisse encore le temps de confirmer les tentes de réception et l’organisation extérieure.
Quand préparer la soupe et les boissons ?: Mets les boissons au frais la veille et prépare la soupe le jour de la fête, suffisamment tôt pour la maintenir chaude. Termine l’installation et les contrôles au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier invité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis les bénévoles au moins 3 jours à l’avance entre l’accueil, l’installation, le buffet et le rangement. Pour une petite fête, prévois au minimum une personne par zone active au moment de l’ouverture.

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