Zo organiseer je een hardloopwedstrijd zonder last-minute chaos

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de route en de toestemming om die te gebruiken. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je aankunt, hoe verkeer en medische hulp worden geregeld en waar start, finish, toiletten en drankposten komen. Pas wanneer die basis staat, open je de inschrijving en bestel je startnummers, medailles en catering. De laatste week draait vooral om controleren, sorteren en duidelijke instructies geven aan vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Parcours vastleggen
2 personen
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars regelen
6
Medische ondersteuning regelen
7
Toiletten reserveren
8
Inschrijfformulier openen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers bestellen
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Catering bestellen
16
Routecommunicatie versturen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Tijdregistratie testen
2 personen
19
Startnummers sorteren
3 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen
21
Route controleren
2 personen

Event

22
Wedstrijdterrein opbouwen
6 personen
23
Parcours uitzetten
6 personen
24
Drankposten opbouwen
3 personen
25
Inschrijftafel inrichten
3 personen
26
Deelnemers registreren
4 personen
27
Startnummers uitdelen
3 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen
29
Warming-up begeleiden
2 personen
30
Startschot verzorgen
2 personen
31
Parcoursposten bemannen
10 personen
32
Tijdregistratie uitvoeren
3 personen
33
Dranken bijvullen
3 personen
34
Finishers opvangen
4 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Uitslagen controleren
2 personen
37
Prijzen uitreiken
3 personen

Nazorg

38
Wedstrijdterrein afbreken
6 personen
39
Routeborden verwijderen
4 personen
40
Afval verzamelen
4 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Uitslagen publiceren
44
Bedankbericht versturen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Markeerkegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Routepijlenaantal 50
Kilometerbordenaantal 10
Startlint
Finishboog
Medaillesaantal 180
Bekersaantal 6
Stopwatchesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJspakkingenaantal 20
Thermodekensaantal 20
Pionnenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Start- en finishvlaggenaantal 6
Podiumbordjesaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast en controleer de route later opnieuw. Een kleine wijziging in een kruising kan gevolgen hebben voor het verkeersplan, de routepijlen en de inzet van verkeersregelaars.
Vraag de wedstrijdvergunning en regel medische ondersteuning voordat je de inschrijving opent. Plan ook toiletten en drankposten op basis van het verwachte deelnemersaantal, niet alleen op basis van de lengte van het parcours.
Test het tijdregistratiesysteem uiterlijk 7 dagen vooraf met laptop, stroomvoorziening en printer. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en een reserveoplossing, zodat een lege accu of verbindingsprobleem de uitslag niet vertraagt.
Maak voor vrijwilligers één indeling met aankomsttijd, plek, taak en telefoonnummer. Laat routeposten, verkeersregelaars en de medische ondersteuning minstens 30 minuten vóór de eerste start op hun positie staan.
Sorteer de startnummers vooraf per reeks of naam en richt de inschrijftafel in met veiligheidsspelden. Zet op de wedstrijddag eerst de finishboog, dranghekken, kilometerborden en drankposten goed neer voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reken minimaal 8 tot 12 weken voor het parcours, de vergunning, het verkeersplan en de medische ondersteuning; daarna blijft tijd over voor inschrijving en materiaal.
Hoeveel drank heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?: Plan per drankpost ongeveer 150 tot 250 milliliter per deelnemer die de post passeert, plus 10 tot 15 procent reserve. Bij warm weer of langere afstanden heb je meer nodig en moet je de bevoorrading eerder controleren.
Wanneer moet je startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers, medailles en prijzen zodra de inschrijving sluit of wanneer je deelnemersaantal betrouwbaar is, meestal 3 tot 5 weken vóór de wedstrijd. Houd extra nummers en medailles achter de hand voor late wijzigingen.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en rijrichtingen, maar plan minimaal één verkeersregelaar per te bewaken verkeerspunt. Maak het definitieve aantal na de routecontrole en zet de briefing en indeling uiterlijk 1 week vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.