Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin met het parcours en de wedstrijdlocatie; die bepalen welke vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers je nodig hebt. Regel daarna de verzekering, publiceer het inschrijfformulier en houd de deelnemerslijst actueel. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startnummers, startpakketten, routepijlen en de indeling van vrijwilligers. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste opbouwvolgorde: eerst veiligheid en start/finish, daarna inschrijving, verzorging en communicatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Parcours vastleggen
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersbevestigingen versturen
2 personen
11
Startnummers ontwerpen
12
Startnummers afdrukken
2 personen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
16
Vrijwilligers informeren
2 personen
17
Route nogmaals controleren
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Startpakketten samenstellen
4 personen
21
Drank en fruit klaarzetten
2 personen
22
Tafels en stoelen laden
3 personen
23
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
24
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
25
Inschrijftafels opstellen
3 personen
26
Cateringtafels opstellen
3 personen
27
Deelnemerszone inrichten
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Parcours afzetten
6 personen
30
Routepijlen plaatsen
4 personen
31
Kilometerborden plaatsen
2 personen
32
Waterposten inrichten
4 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

35
Inschrijftafel bemannen
3 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Kledinginname beheren
2 personen
38
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
39
Startsein geven
2 personen
40
Parcoursposten bemannen
10 personen
41
Verkeer bij kruisingen regelen
6 personen
42
Water uitdelen
6 personen
43
Tussentijden registreren
2 personen
44
Finishers registreren
3 personen
45
Medaille uitreiken
3 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
49
Uitslagen verwerken
2 personen
50
Prijzen uitreiken
3 personen
51
Publiek informeren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

53
Materiaal veilig verzamelen
4 personen
54
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
55
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
56
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
57
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Sanitair controleren
61
Overgebleven catering opslaan
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Uitslagen online publiceren
64
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Kledingbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishmedaillesaantal 180
Startpistool
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Kilometerbordenaantal 10
Routepijlenaantal 40
Drinkbekersaantal 600
Waterkrattenaantal 12
Kleedjesaantal 6

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Veiligheidshesjesaantal 25
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Finishboog
Startboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumvaantjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Herbruikbare bekersaantal 250
Papieren servettenaantal 500
Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en controleer het kort voor de wedstrijd nogmaals. Tel per kruising hoeveel verkeershekken, afzetlintrollen, verkeerskegels en veiligheidshesjes nodig zijn; één vergeten afsluiting kan de hele route vertragen.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen niet pas aan wanneer de inschrijving opent. Plan hiervoor een ruime voorbereidingstermijn, omdat wijzigingen in parcours of afsluitingen later ook je vrijwilligersindeling en deelnemersinformatie raken.
Maak de vrijwilligersindeling per post, niet alleen per taak. Zet vooraf vast wie bij de start, finish, kruisingen, inschrijftafels en verzorgingspunten staat en geef iedereen route-informatie, een fluitje of stopwatch en een telefoonnummer voor problemen.
Werk de deelnemersadministratie in twee momenten af: eerst aanmeldingen en dieetwensen verwerken, daarna deelnemersbevestigingen, startnummers en de geprinte deelnemerslijst controleren. Leg startnummers en veiligheidsspelden gesorteerd op alfabet of startnummer klaar.
Bouw op de wedstrijddag eerst de start- en finishboog, afzettingen en geluidsinstallatie op voordat je de inschrijftafels opent. Zet water, drinkbekers en fruit pas daarna klaar; controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en een droge plek onder een partytent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met locatie, parcours, vergunningen en verkeersmaatregelen. Open de inschrijving pas wanneer de route en veiligheidsaanpak voldoende vaststaan. Controleer in de laatste week de weersverwachting, vrijwilligersindeling en materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Het aantal hangt vooral af van het parcours en het aantal kruisingen. Plan minimaal één vrijwilliger per bemande kruising en daarnaast aparte mensen voor start, finish, inschrijving, verzorging en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer moet ik startnummers en startpakketten klaarmaken?: Druk de startnummers nadat de inschrijving is gesloten of de deelnemerslijst definitief is. Sorteer ze samen met de veiligheidsspelden en stel de startpakketten uiterlijk één dag voor de wedstrijd samen. Zo blijft er op de wedstrijddag tijd over voor wijzigingen.
Wat moet ik de dag voor een hardloopwedstrijd controleren?: Controleer het parcours, de routepijlen, kilometerborden, verkeersmaterialen, EHBO-koffers en de werking van stopwatches en geluidsinstallatie. Bekijk ook de weersverwachting en bevestig de vrijwilligersindeling. Leg de transportlading en de opbouwvolgorde dezelfde avond vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.