Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met het wedstrijdformat en het parcours. Zodra afstand, startlocatie en route vaststaan, kun je vergunningen, verkeersbegeleiding, EHBO en tijdregistratie regelen. Daarna volgen de praktische onderdelen: deelnemers informeren, vrijwilligers indelen, startgroepen maken en materialen voorbereiden. Plan in de laatste week een volledige routecontrole; daar komen ontbrekende borden, lastige kruisingen en lege batterijen meestal nog aan het licht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Parcours uitstippelen
3 personen
3
Parcoursvergunning aanvragen
4
Startlocatie reserveren
5
Verkeersbegeleiding aanvragen
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Tijdregistratie regelen
2 personen
8
Startnummerontwerp maken
9
Inschrijfformulier openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Wedstrijdinformatie publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
15
Verkeersposten indelen
2 personen
16
Startgroepen indelen
2 personen
17
Routecontrole uitvoeren
3 personen
18
Drukwerk bestellen
19
Medailles bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Sportmateriaal reserveren
22
Startnummers sorteren
3 personen
23
Vrijwilligersinstructies printen
24
Parcoursborden voorbereiden
2 personen
25
Routekaarten printen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Startnummers klaarleggen
2 personen
29
Materiaal laden
4 personen
30
Weersverwachting controleren

Event

31
Startgebied afzetten
4 personen
32
Inschrijftafels opstellen
3 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
35
Waterpunten opbouwen
4 personen
36
Parcoursmarkering plaatsen
6 personen
37
Verkeersposten bemannen
12 personen
38
EHBO-post inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
40
Startnummers uitdelen
4 personen
41
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
42
Deelnemers informeren
2 personen
43
Startvak indelen
4 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Wedstrijd starten
3 personen
46
Tussentijden registreren
4 personen
47
Deelnemers begeleiden
6 personen
48
Water uitdelen
6 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Finishers registreren
4 personen
51
Medaille uitreiken
3 personen
52
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitchecken
2 personen
56
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

57
Parcoursmarkering verwijderen
6 personen
58
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
59
Tenten en tafels afbreken
6 personen
60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
61
Afval inzamelen
4 personen
62
Startgebied schoonmaken
4 personen
63
Servies en materialen reinigen
3 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Restmaterialen opbergen
2 personen
67
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandjesaantal 350
Finishmedaillesaantal 350
Parcoursbordenaantal 40
Pijlbordenaantal 60
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Lintaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Rugzakken voor parcoursaantal 6
Podiumblokkenaantal 3
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Koelzakkenaantal 4
IJscompressenaantal 20
Pionnenaantal 30
Startlint
Finishboog
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 12
Routekaartenaantal 80
Vrijwilligershesjesaantal 30
Verkeersvestenaantal 20
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Printer

Catering

Waterbekersaantal 800
Papieren koffiebekersaantal 300
Servettenaantal 1000
Uitgiftebakkenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Scharenaantal 8

Verlichting

Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Toiletpapierrollenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekpapierhoudersaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat eerst vast: afstand, starttijd, startgroepen en maximaal aantal deelnemers bepalen hoeveel vrijwilligers, startnummers en tijdregistratiemiddelen je nodig hebt.
Regel vergunning, startlocatie, verkeersbegeleiding en EHBO ruim vóór de inschrijving opent. Houd minimaal 8 weken aan voor aanvragen waarbij meerdere partijen moeten afstemmen.
Maak per verkeerspost een korte instructie met positie, aankomsttijd en contactnummer. Deel portofoons of telefoons alleen uit aan mensen die tijdens de wedstrijd bereikbaar moeten zijn.
Plan de materiaalopbouw met een vaste volgorde: startnummers en inschrijftafels, parcoursborden en afzetting, daarna tijdregistratie en geluidsinstallatie. Test laptop, tablets, printer, stopwatches en powerbanks vóór de eerste deelnemer arriveert.
Doe uiterlijk 1 dag vooraf een routecontrole en controleer op de wedstrijddag nogmaals alle kruisingen. Leg parcoursborden, pijlborden, lint en verkeerskegels per parcoursdeel klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Plan vergunningen, startlocatie, verkeersbegeleiding, EHBO en tijdregistratie als eerste; de laatste 2 weken gebruik je voor indeling, drukwerk en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Tel minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost of belangrijk kruispunt, plus mensen voor inschrijving, start, finish en tijdregistratie. Maak de definitieve indeling zodra het parcours en het deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet je startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers en finishmedailles zodra de inschrijving sluit of zodra je een realistische bovengrens hebt, meestal 3 tot 4 weken voor de wedstrijd. Houd extra exemplaren achter de hand voor late wijzigingen of beschadigde nummers.
Wanneer controleer je het parcours voor een hardloopwedstrijd?: Doe een volledige routecontrole uiterlijk 1 dag vooraf en loop de route op de wedstrijddag nog kort na. Controleer vooral kruisingen, zichtbaarheid van pijlborden, afzethekken, verkeerskegels en plekken waar deelnemers kunnen afsnijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.