Zo organiseer je een handbiketocht

Een handbiketocht organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij een route die deelnemers zelfstandig en veilig kunnen afleggen. Leg eerst datum, route en start- en finishlocatie vast en controleer daarna de toegankelijkheid op obstakels, hellingen en smalle passages. Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers ruim vooraf. Pas daarna open je de inschrijving, verzamel je noodcontacten en werk je toe naar een duidelijke deelnemersinformatie en een goed voorbereide startlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Route toegankelijk controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Verkeerssituatie controleren
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten registreren
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Routebeschrijving versturen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Verkeersposten bepalen
2 personen
16
Catering bestellen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemers laatste informatie sturen
19
Routeborden controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Startlocatie opbouwen
5 personen
26
Finishlocatie opbouwen
4 personen
27
Routeborden plaatsen
4 personen
28
Verkeersposten bemannen
6 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Startinstructie geven
2 personen
34
Groep laten vertrekken
4 personen
35
Routepost bemannen
6 personen
36
Begeleidingsvoertuig inzetten
2 personen
37
Rustpunt inrichten
3 personen
38
Dranken uitdelen
3 personen
39
Routecontrole uitvoeren
2 personen
40
Finishdeelnemers opvangen
4 personen
41
Handbikes veilig parkeren
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Deelnemers informeren over vertrek
46
Verkeersposten afbouwen
6 personen

Nazorg

47
Routeborden ophalen
4 personen
48
Servies verzamelen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Meubilair afbouwen
4 personen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Koelboxen reinigen
2 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Routeborden opslaan
2 personen
57
Gevonden voorwerpen bewaren
58
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Afzethekkenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Pechhulpsetsaantal 3
Handpompaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Tie-wrapsaantal 100

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 10
Toiletborstelsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Startfinishbanier
Informatiebordenaantal 4
Naambadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 60

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een proefrit vóór je de route publiceert. Controleer niet alleen het wegdek, maar ook stoepranden, paaltjes, scherpe bochten, hellingen en plekken waar deelnemers moeten keren.
Regel vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg in het traject. Bepaal per kruising een verkeerspost en geef vrijwilligers reflecterende hesjes, portofoons en duidelijke instructies.
Open de inschrijving pas nadat route en locaties vaststaan. Vraag meteen om een noodcontact, dieetwensen en eventuele praktische informatie die nodig is voor een veilige deelname.
Maak de laatste deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor vertrek compleet. Vermeld de routebeschrijving, starttijd, bereikbaarheid, parkeerinformatie, contactnummer en wat deelnemers bij pech moeten doen.
Controleer de materialen op de dag vóór de tocht in één ronde. Test portofoons, laadstations en verlichting en leg pechhulpsets, een handpomp, reservebinnenbanden en tie-wraps op vaste plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handbiketocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, route en locaties. Vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers kunnen meerdere weken voorbereiding vragen; open de inschrijving pas wanneer de route definitief is.
Waar moet je op letten bij een toegankelijke route voor handbikes?: Controleer de hele route tijdens een proefrit op minimaal vijf punten: ondergrond, hellingen, stoepranden, doorgangsbreedte en veilige keerpunten. Kijk ook of tijdelijke obstakels of wegwerkzaamheden de doorgang op de dag zelf kunnen blokkeren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een handbiketocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en deelnemers, maar plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast mensen voor start, finish, routecontrole en pechhulp. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en geef iedereen een telefoonnummer of portofoon.
Wat stuur je deelnemers vlak voor een handbiketocht?: Stuur uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf de definitieve routebeschrijving, starttijd, locatie, contactgegevens en veiligheidsinstructies. Vermeld ook wat er gebeurt bij pech en geef aan wanneer de weersverwachting opnieuw wordt beoordeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.