Organiser une sortie en handbike, étape par étape

Une sortie en handbike se prépare d’abord sur le terrain, pas autour du buffet. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifiez chaque passage : largeur, revêtement, pentes, circulation et accès aux lieux de départ et d’arrivée. Les autorisations, les bénévoles et les inscriptions viennent ensuite, avec les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. La dernière semaine sert surtout à confirmer la météo, les accès, la signalisation et le matériel de dépannage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier l’accessibilité du parcours
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Gérer les autorisations et les déclarations
5
Vérifier la circulation
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Enregistrer les contacts d'urgence
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Envoyer les indications d'accès
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Définir les postes de circulation
2 personnes
16
Commander le catering
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les dernières informations aux participants
19
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Installer le lieu de départ
5 personnes
26
Installer le site de clôture
4 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
28
Tenir les postes de circulation
6 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
4 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Donner les consignes de départ
2 personnes
34
Faire partir le groupe
4 personnes
35
Tenir le poste de route
6 personnes
36
Prévoir un véhicule d’accompagnement
2 personnes
37
Aménager un espace de repos
3 personnes
38
Distribuer les boissons
3 personnes
39
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
40
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
41
Stationner les handbikes en toute sécurité
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Informer les participants du départ
46
Démonter les postes de circulation
6 personnes

Suivi

47
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Démonter le mobilier
4 personnes
52
Inventorier le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Nettoyer les glacières
2 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Ranger les panneaux de direction
2 personnes
57
Conserver les objets trouvés
58
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6
Râteliers à vélosqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Barrières de sécuritéqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Kits de dépannageqté 3
Pompe à mainqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 10
Brosses de toilettesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Bannière départ-arrivée
Panneaux d'informationqté 4
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 60

Catering

Courses

Conseils

Testez le parcours avec un handbike avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les pentes, les obstacles, les passages étroits et prévoyez un point de pause accessible tous les 5 à 10 kilomètres.
Réservez le départ et l’arrivée dès que la date est fixée, puis vérifiez les toilettes, le stationnement et les zones de manœuvre. Un lieu pratique à l’arrivée ne compense pas un départ difficile d’accès.
Constituez les équipes de bénévoles au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez une personne par poste de circulation, un responsable des urgences et des binômes équipés de talkies-walkies lorsque le groupe est réparti sur le parcours.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la sortie pour stabiliser la liste des participants. Demandez à chacun ses besoins alimentaires et un contact d’urgence, puis envoyez les indications d’accès et les dernières consignes au plus tard 48 heures avant.
Préparez la signalisation et le dépannage la veille : flèches, panneaux, cônes, barrières, gilets réfléchissants, pompe, chambres à air et kits de réparation. Rechargez les téléphones, talkies-walkies et batteries externes avant l’installation du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie en handbike ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier l’accessibilité du parcours, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il vérifier l’accessibilité du parcours ?: Faites une reconnaissance complète au moins 4 semaines avant la sortie, puis une dernière vérification 7 jours avant. Après des travaux, une déviation ou de fortes pluies, contrôlez à nouveau les passages concernés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une sortie en handbike ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus 1 responsable des urgences et 1 personne à l’accueil. Pour un groupe réparti sur plusieurs kilomètres, ajoutez un binôme mobile tous les 5 à 10 kilomètres.
Quand envoyer les dernières informations aux participants ?: Envoyez les informations définitives 48 heures avant le départ. Elles doivent préciser l’heure d’arrivée, l’accès, le stationnement, l’itinéraire, les contacts d’urgence et les éventuelles adaptations liées à la météo.

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