Zo organiseer je een handbaltoernooi zonder verrassingen

Begin met de toernooidatum en reserveer daarna de sporthal, zodat je weet hoeveel velden, kleedkamers en uren beschikbaar zijn. Open vervolgens de inschrijving en werk toe naar een wedstrijdschema dat past bij het aantal teams en de beschikbare speeltijd. Regel vroeg de scheidsrechters, juryleden en EHBO-bezetting; die onderdelen zijn lastig op het laatste moment te vervangen. In de laatste week controleer je materiaal, publiceer je de indeling en leg je alle teamlijsten, scoreformulieren en het draaiboek klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Sponsoren benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Scheidsrechters vastleggen
10
Juryleden vastleggen
11
EHBO-bezetting regelen
12
Wedstrijdindeling publiceren
2 personen
13
Teambevestigingen versturen
14
Prijzen bestellen
15
Shirts en hesjes controleren
2 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Draaiboek afdrukken
21
Teamlijsten afdrukken
22
Scoreformulieren afdrukken
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Teamtasjes samenstellen
2 personen
27
Prijstafel voorbereiden
2 personen
28
Locatiesleutels ophalen
29
Sporthal openen
2 personen
30
Veldvloer controleren
2 personen
31
Doelen controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen neerzetten
4 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Scoreborden plaatsen
2 personen
36
Veldlijnen afplakken
2 personen
37
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
38
Omroepinstallatie aansluiten
2 personen
39
Cateringtafel inrichten
3 personen
40
Drankkoelingen vullen
2 personen
41
Kleedkamers controleren
2 personen
42
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
43
Bewegwijzering ophangen
2 personen
44
EHBO-materiaal klaarzetten
45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
46
Scheidsrechters briefen
2 personen

Event

47
Teams ontvangen
3 personen
48
Teams registreren
3 personen
49
Teamdocumenten controleren
2 personen
50
Opening aankondigen
51
Wedstrijden begeleiden
4 personen
52
Scores registreren
2 personen
53
Tijdschema omroepen
54
Wisselvelden gereedhouden
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Broodjes uitserveren
3 personen
58
Hapjes aanvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten controleren
61
Blessures verzorgen
2 personen
62
Finale begeleiden
4 personen
63
Prijzen uitreiken
3 personen
64
Slotwoord verzorgen
65
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
67
Scoreborden opruimen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Catering afbouwen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Sporthal schoonmaken
4 personen
73
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Leveranciersfacturen controleren
77
Uitslagen publiceren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Handballenaantal 12
Trainingshesjesaantal 30
Reserve-doelnettenaantal 2
Pionnenaantal 24
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 16
Reserveballenpompaantal 2
Klembordenaantal 6
Scoreformulierenaantal 60
Pennenaantal 30
Teamnummersaantal 8

Apparatuur

Scorebordenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 4
Laptop
Printer

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 8
dienbladenaantal 6

Decoratie

Teamtafelbordenaantal 8
Welkomstbord
Wedstrijdschema-bord
Linten voor winnaarsaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkar
Eerstehulpkofferaantal 2
Koelelementenaantal 12

Tips

Plan het schema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per wedstrijd niet alleen rekening met speeltijd, maar ook met wisselen, rust en eventuele uitloop; publiceer de wedstrijdindeling zodra het aantal teams vaststaat.
Vraag dieetwensen tegelijk met de teaminschrijving uit en geef de cateringbestelling uiterlijk enkele dagen voor het toernooi door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden ontbreken of pas tijdens de lunch worden ontdekt.
Bevestig scheidsrechters, juryleden en EHBO-bezetting niet alleen mondeling. Zet namen, telefoonnummers en aankomsttijden in het draaiboek en zorg op de wedstrijddag voor een aanspreekpunt bij de wedstrijdtafel.
Test uiterlijk de dag ervoor de scoreborden, stopwatches, omroepinstallatie, laptop en printer. Leg verlengkabels, stekkerdozen, reserveballenpomp en extra fluitjes bij de wedstrijdtafel; juist klein materiaal wordt vaak vergeten.
Maak voor elke wedstrijd een aparte set met teamlijsten, scoreformulieren, pennen en teamnummers. Koel dranken vooraf en zet thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers klaar voordat de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handbaltoernooi organiseren?: Leg de datum en sporthal bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Open de inschrijving daarna op tijd, zodat je uiterlijk enkele weken voor het toernooi het schema, de officials en de catering kunt afronden.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een handbaltoernooi?: Verzamel eerst het definitieve aantal teams en bepaal hoeveel velden en speeluren beschikbaar zijn. Plan daarna wedstrijden, wisseltijd en rustmomenten; publiceer de indeling zodra de aanmeldingen zijn gesloten en controleer het schema nog één keer op dubbele teams.
Wanneer regel je scheidsrechters voor een handbaltoernooi?: Leg scheidsrechters en juryleden vast zodra de toernooidatum en het verwachte aantal wedstrijden bekend zijn, bij voorkeur enkele weken vooraf. Bevestig hun aanwezigheid kort voor het toernooi met aankomsttijd en taakverdeling.
Wat moet je de dag voor een handbaltoernooi controleren?: Controleer alle handballen, hesjes, doelnetten, pionnen, scoreborden en stopwatches en test de omroepinstallatie. Print ook de teamlijsten, scoreformulieren en het draaiboek, zodat je op de wedstrijddag niet afhankelijk bent van een printer of internetverbinding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.