Zo organiseer je een Halloweenfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst en werk daarna van praktische zaken naar sfeer. Verstuur uitnodigingen op tijd, verzamel dieetwensen en deel duidelijke aankomstinformatie. Plan vervolgens de boodschappen, materialen, verlichting, muziek en spellen. In de laatste dagen bereid je pompoenen, hapjes en desserts voor en richt je de ruimte stap voor stap in. Zo staan buffet, drankjes, koffie en thee klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aankomstinformatie delen
6
Boodschappenlijst controleren
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Materialen ophalen
2 personen
9
Verlichting testen
10
Muziek afspeellijst maken
11
Spelregels uitschrijven
12
Prijzen voor spellen klaarleggen
13
Pompoenen uithollen
2 personen
14
Pompoenen versieren
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Desserts voorbereiden
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Koffie- en theepunt inrichten
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Buffet opbouwen
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Lichtdecoratie plaatsen
2 personen
24
Muziekapparatuur aansluiten
25
Spelhoek inrichten
2 personen
26
Fotoplek inrichten
2 personen
27
Toiletbenodigdheden aanvullen
28
Afvalpunten plaatsen
29
Veilige looproutes controleren
2 personen
30
Garderobe inrichten

Event

31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Jassen aannemen
33
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
38
Halloweenquiz begeleiden
39
Pompoenwedstrijd begeleiden
40
Prijswinnaars bekendmaken
41
Muziek en verlichting bedienen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Afvalbakken legen
44
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Eten en drinken opruimen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
48
Decoratie verwijderen
3 personen
49
Apparatuur loskoppelen
50
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
51
Vloeren vegen en dweilen
2 personen
52
Toiletten schoonmaken
53
Voorraad controleren
54
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Garderoberek
Klaptafel buffetaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Halloween slingersaantal 8
Nepwebbenaantal 6
Plastic spinnenaantal 30
Halloweenballonnenaantal 40
Pompoenenaantal 12
Pompoenmesjesaantal 6
LED-kaarsenaantal 24
Fotopropsaantal 20

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Gekleurde LED-lampenaantal 6

Spelmateriaal

Quizformulierenaantal 50
Pennenaantal 25
Prijzenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en vraag om aanmelding plus dieetwensen. Deel de aankomstinformatie uiterlijk drie dagen voor het feest, zodat niemand op het laatste moment hoeft te vragen waar hij moet zijn.
Test verlichting, LED-lichtslingers, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag vooraf. Leg kabels langs de rand van de ruimte en houd looppaden vrij.
Maak het buffet op een klaptafel en zet serveerschalen, serveerkommen, tangen en opscheplepels vooraf klaar. Zet koude dranken in koelboxen en plan het koud zetten minstens twee uur voor aankomst.
Houd de spelregels op één vel per spel en leg de prijzen al bij de spelhoek. Reserveer voor pompoenen uithollen en versieren minimaal 45 minuten, zodat dit onderdeel niet uitloopt op het eetmoment.
Richt het koffie- en theepunt apart van het buffet in met waterkoker, koffiezetapparaat, kopjes en bestek. Zet koffie en thee pas na het eerste eetmoment klaar; zo blijft het buffet overzichtelijk en voorkom je opstoppingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Halloweenfeest plannen?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond de boodschappen en materialen uiterlijk drie dagen voor het feest af; de laatste dag gebruik je voor testen en voorbereiden.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een Halloweenfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk zeven dagen voor het feest, zodat je dieetwensen, hapjes en servies kunt afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om pompoenen te versieren op een Halloweenfeest?: Reken minimaal 45 minuten voor pompoenen uithollen en versieren. Bij een grotere groep plan je 60 tot 90 minuten en zet je meerdere snijplanken, pompoenmesjes en werkplekken klaar.
Wanneer zet je drankjes koud voor een Halloweenfeest?: Zet gekoelde dranken minstens twee uur voor aankomst in koelboxen. Vul daarnaast een aparte plek met water en zet koffie en thee pas na het eerste eetmoment klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.