Zo organiseer je een graveltocht zonder last-minute problemen

Een graveltocht organiseren begint niet bij de inschrijftafel, maar bij een haalbare route en een passende startlocatie. Leg eerst datum, route en vergunningen vast; werk daarna de deelnemersinformatie, materialen en logistiek uit. Verken de route ter plaatse en markeer gevaren voordat je pijlen bestelt of plaatst. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, betrouwbare bewegwijzering, verzorgingsposten en een plan voor pech of kleine verwondingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning controleren
4
Route digitaal uitwerken
2 personen
5
Route ter plaatse verkennen
3 personen
6
Gevaren op route markeren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Routebestanden klaarzetten
13
Fietsnummers voorbereiden
2 personen
14
Routepijlen sorteren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
18
Routepijlen plaatsen
4 personen
19
Tussenposten inrichten
4 personen
20
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
24
Geluid en verlichting testen
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Fietsnummers uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
29
Startgroepen begeleiden
3 personen
30
Routepost bemannen
4 personen
31
Routeverkeer controleren
2 personen
32
Mechanische pech ondersteunen
2 personen
33
Deelnemers bij finish registreren
2 personen
34
Finisherdranken uitdelen
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Uitslagen verwerken
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

40
Routepijlen verwijderen
4 personen
41
Tussenposten afbreken
4 personen
42
Meubilair afbreken
4 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Boodschappen

Apparatuur

Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fietspompenaantal 4
Basis fietsgereedschapaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20

Sportmateriaal

Fietsnummersaantal 120
Start- en finishboog
Routepijlenaantal 80
Routelintaantal 6
Pionnenaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Reflecterende hesjesaantal 12
Portofoonsaantal 8

Decoratie

Startnummerbordenaantal 4
Vlaggenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Tips

Verken de volledige route minstens één keer per fiets en noteer kruisingen, losse ondergrond en gevaarlijke passages. Controleer de routebestanden daarna opnieuw, want een omleiding van enkele honderden meters kan al voor verwarring zorgen.
Regel vergunningen en de startlocatie vroeg in het proces. Controleer uiterlijk enkele weken voor de tocht of je route door natuurgebieden, over privéterrein of langs drukke wegen loopt en pas de route aan als toestemming ontbreekt.
Stuur deelnemersinformatie niet pas in de week van de tocht. Verstuur route, starttijd, groepsindeling, parkeerinformatie en wat zij zelf moeten meenemen minimaal 7 dagen vooraf; verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding.
Werk met vaste uitgiftepunten voor fietsnummers en routebestanden. Leg routepijlen per wegdeel klaar en plaats ze op de dag zelf met een herkenbare volgorde, zodat ontbrekende of verkeerd gedraaide pijlen snel opvallen.
Plan op elke tussenpost water, bekers en een eenvoudige technische en medische voorziening. Leg fietspompen, basis fietsgereedschap, reserve binnenbanden en een EHBO-koffer klaar en spreek vooraf af wie een deelnemer begeleidt bij pech.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een graveltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor datum, startlocatie, routevergunning, routeverkenning, inschrijvingen en het regelen van route- en cateringmateriaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een graveltocht?: Reken voor een kleine tocht op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij de start en 1 persoon per tussenpost. Voeg extra hulp toe voor het plaatsen en ophalen van pijlen, zodat de ontvangst niet onbeheerd blijft.
Wanneer moet ik de gravelroute definitief maken?: Maak de route uiterlijk 2 weken voor de tocht definitief en verken haar daarna nog één keer. Zet de routebestanden pas na die controle klaar en informeer deelnemers direct over eventuele wijzigingen.
Wat moet je klaarzetten bij de start van een graveltocht?: Zet minimaal 2 uur voor de eerste start de inschrijftafel, fietsnummers, fietsenstalling, routebestanden, fietsenpomp, basisgereedschap en bewegwijzering klaar. Test geluid, verlichting en eventuele portofoons voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.