Zo organiseer je een gezinsdag zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je mensen uitnodigt. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je verwacht, welke kinderactiviteiten passen en wie helpt bij ontvangst, catering en opruimen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de keuken tijd heeft om het menu aan te passen. Plan bovendien een alternatief voor regen: partytenten, een geschikte buitenruimte en een aangepaste activiteitenindeling voorkomen dat de dag stilvalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en buitenruimte reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
9
Spelmateriaal controleren
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
14
Dieetlijst aan keuken geven
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
18
Versproducten ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Groenten en fruit wassen
2 personen
21
Salades voorbereiden
3 personen
22
Marinades en sauzen maken
2 personen
23
Desserts portioneren
2 personen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Activiteitenborden maken
2 personen
26
Muziek afspeellijst samenstellen
27
EHBO-doos controleren
28
Toiletten controleren
2 personen
29
Afvalpunten bepalen
30
Doorgangen vrijmaken
2 personen

Event

31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Buffettafels inrichten
3 personen
35
Drankenstation opbouwen
2 personen
36
Spelzones uitzetten
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Gasten verwelkomen
3 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Openingsmoment begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Kinderactiviteiten begeleiden
6 personen
50
Volwassenenspellen begeleiden
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Buffet openen
2 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies afruimen
3 personen
57
Dessert en koffie serveren
3 personen
58
Avondprogramma begeleiden
3 personen
59
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen
61
Eten veilig opruimen
3 personen

Nazorg

62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
66
Afwas voorsorteren
2 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Keuken schoonmaken
3 personen
69
Ruimtes schoonmaken
4 personen
70
Afval verzamelen
2 personen
71
Materialen terugbrengen
2 personen
72
Koelmaterialen reinigen
2 personen
73
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie opleveren
2 personen
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel
Klapstoelenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 30
Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 40
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijmessenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12
Handmegafoon

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 2
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Zachte speelballenaantal 8
Spelkleedaantal 4
Bordspellenaantal 12
Puzzelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Programmapostersaantal 8
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een eerste programma met vaste tijden voor ontvangst, eten en kinderactiviteiten. Zo kun je vrijwilligers gericht indelen en voorkom je dat alle activiteiten tegelijk beginnen.
Laat deelnemers bij hun aanmelding dieetwensen en het aantal kinderen doorgeven. Maak ongeveer een week vooraf een definitieve deelnemerslijst en geef de dieetlijst daarna aan de keuken.
Controleer het spelmateriaal minstens een week voor de gezinsdag. Test ook de draagbare speakers en maak activiteitenborden, zodat vrijwilligers niet tijdens het programma hoeven uit te zoeken wat waar gebeurt.
Bereken catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en splits houdbare boodschappen, verse producten en gekoelde dranken. Haal versproducten zo laat mogelijk op en koel dranken vóór de ontvangst.
Controleer de weersverwachting twee dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat buffet, inschrijftafel en kinderactiviteiten ook bij een bui bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezinsdag organiseren?: Leg datum, programma en locatie ongeveer acht weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen bij voorkeur één tot twee weken voor de gezinsdag, zodat je catering en zitplaatsen kunt berekenen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezinsdag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en registratie, één aanspreekpunt voor de kinderactiviteiten en twee mensen voor catering en opruimen. Bij grotere groepen voeg je per extra activiteit minstens één begeleider toe.
Wanneer moet je de catering voor een gezinsdag regelen?: Bepaal het menu zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en verzamel dieetwensen gedurende de aanmeldperiode. Geef de definitieve aantallen en dieetlijst ongeveer één week vooraf aan de keuken; bereid salades, sauzen en desserts pas kort voor de dag.
Wat doe je bij regen tijdens een gezinsdag?: Maak uiterlijk twee dagen vooraf een weerplan met partytenten of een binnenruimte. Verplaats buffet en inschrijftafel naar een droge plek en houd minstens één binnenactiviteit achter de hand, zodat kinderen niet hoeven te wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.